Hoy vamos a compartir con vosotros un documento que incluye varios casos de uso de gestión documental para universidades. Estos casos giran en torno a la necesidad que tienen las universidades de gestionar todo el ciclo completo de vida de sus expedientes académicos. Hemos elaborado estos casos con base en las problemáticas de varios de nuestros clientes que son universidades, algunas en Colombia y España.
Las universidades e instituciones educativas suelen acumular grandes cantidades de documentos que se generan durante la vida académica de miles de estudiantes. Estos documentos deben ser gestionados y custodiados de una forma adecuada. Un buen diseño conceptual del sistema es crucial para mantener esta documentación accesible y debidamente custodiada, por lo que las universidades deben definir sus propias Tablas de Retención Documental -TRD.
Además de definir Tablas de Retención Documental (con sus respectivos cuadros de clasificación y procedimientos de conservación) , es importante que se garantice la gestión adecuada de los expedientes académicos y otra documentación desde el momento en el que ingresan al sistema o se capturan (captura de documentos), hasta que salen de él (para su destrucción, transferencia, etc.).
Por desgracia, conseguir estos puntos no es tarea fácil por que:
- Las aplicaciones actuales no se adaptan facilmente a las políticas de gestión documental de las universidades.
- Se necesitan varias herramientas software para cubrir el ciclo de vida de los documentos.
Estos dos puntos, sumados a otros problemas de gestión documental de las universidades, hacen que las universidades encuentren difícil pasarse a una gestión 100% digital de su documentación.
En el siguiente informe que incluye varios casos de uso, se exploran estos problemas y las manera en que pueden ser resueltos. El documento se puede descargar en PDF de forma gratuita desde nuestra web a través del recuadro a continuación.
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