Componentes del Cuadro de Clasificación de Athento

Hace un par de días os contábamos cómo crear un cuadro de clasificación en Athento. Hoy quiero explorar otra faceta más conceptual del cuadro de clasificación: las diferentes entidades, nodos o niveles que le componen.

Por defecto,  Athento incorpora los elementos para la elaboración de un cuadro de clasificación funcional, es decir, una organización de documentos que se adecuada a las funciones que se llevan a cabo dentro de la organización. Estos elementos son:

• Órgano Funcional: Institución, órgano, unidad administrativa  involucrada en la creación, custodia o gestión de documentos.
• Función Marco: Responsabilidad de alto nivel que agrupa o puede agrupar funciones de una o varias instituciones.
• Función: Responsabilidad primaria gestionada por el órgano funcional para cumplir sus fines.
• Actividad: Conjunto de acciones realizadas por uno o varios órganos funcionales  para cumplir una determinada función.
• Acción: Unidad más pequeña de una actividad.

La definición de este modelo multientidad, se basa en  una adaptación que el gobierno español ha hecho del modelo propuesto por el Archivo Nacional de Australia Australian Government Recordkeeping Metadata Standard Version 2.0.

Los documentos de archivo que creamos en Athento se encuadran dentro de series documentales. Las series documentales se crean en el último nivel de cuadro de clasificación: las acciones. Las series documentales son agrupaciones de expedientes.

A continuación se muestra el contexto de los documentos de archivo en Athento.

Para más información, os recomiendo visitar la documentación oficial en la que se explica la creación de cuadros de clasificación, su modificación, activación y borrado. También os recomiendo ver este vídeo sobre Archivo y Records Management con Athento.