Las empresas deben GESTIONAR records en lugar de conservarlo todo

De acuerdo a David Roe en "BusinessesShould Manage Records - Not 'Keep Everything" muchas organizaciones afirman llevar años ocupados desarrollando e implementando estrategias de gestión de la información. Sin embargo, a poco que se profundice en cómo están aplicando esas estrategias, se observa que éstas no son especialmente efectivas.

Esto se debe en muchos casos a la falta de compromiso tanto de empleados como de los niveles directivos de la organización así como por la ausencia de formas de medir las fortalezas y debilidades de esos esfuerzos.

El estudio 2014 Information Governance Benchmark -patrocinado por Iron Mountain-, realizado a 1300 empresas refleja como los directivos siguen apoyando la cultura del “conservarlo todo” con la percepción errónea de que es mejor que sólo conservar los records.

Recordemos que en castellano no tenemos una traducción para la palabra record, que podemos entender como documentos de archivo. Un documento se considera de archivo cuando:

• Tiene valor probatorio
• Reflejan las actividades de la organización
• Su contenido no debe ser alterado.
• Existe alguna legislación que obliga a las empresas a conservarlos.  

La gestión de la información sigue sin ser una prioridad en las organizaciones pasando por alto que cuanto mejor organizada y gestionada esté esa información, mayor será la ventaja comercial.

Aquellas empresas que sí se molestan en organizar y gestionar sus records, implantar políticas y protocolos de destrucción programada de esos documentos de archivo, así como sistemas de control de la eficiencia del proceso son capaces de localizar qué información les supone una ventaja y, por tanto, sacar el mayor partido a ésta.

Por otro lado, el estudio de la AIIM y Adobe del pasado mes de Agosto, muestra como el avance hacia la eliminación del papel en las organizaciones es tediosamente lento. En los dos últimos años (2011-2013), se ha recortado apenas un 5% en procesos basados en papel de todos los posibles, a pesar de la existencia de potentes sistemas de gestión de documentos que permiten también la adecuada gestión electrónica de documentos de archivo como Athento,  y que además  proveen de una captura de documentos precisa y segura.

Pero hay más. Mimi Donnerecoge en un reciente artículo en CMSWire que muchas compañías continúan aún sin hacerse cargo del contenido antiguo o heredado a pesar de que podría tener un considerable valor para el negocio.

Resaltar los puntos anteriores no sirve sólo como evaluación del estado de las políticas de gestión de archivo y de documentos en las empresas sino también como llamada a la acción.

Sue Trombley de Iron Mountain, a partir del estudio mencionado, identifica dos tendencias positivas en cuanto a la gestión vs conservación masiva de documentos de archivo que se ven minoradas por varios obstáculos. Veámoslos:

Tendencias

1. Los programas y políticas de gestión de la información son cada vez más frecuentes, están mejor diseñados e incluyen la información almacenada electrónicamente. Un dato positivo que arroja el estudio es que la gran mayoría de las organizaciones encuestadas (87% en general, el 95% de las grandes) han desarrollado programas de gestión de la información, introduciendo normas y políticas para abordar cuestiones como la cantidad de información que debe ser almacenada.

A pesar de ello, la investigación también encontró otra serie de áreas a las que es necesario prestar atención. Según los encuestados, al ser preguntados por el apoyo y compromiso con los programas de gestión de archivo los grupos de menor puntuación fueron directivos y empleados.

Fuente: http://www.cmswire.com/

Este es un problema para las organizaciones ya que la mayor parte de la información es gestionada directamente por puestos a nivel de operaciones y no por los departamentos de IT, lo que significa que una gran parte de la información del negocio está expuesta a que se pierda.

Como consecuencia, casi el 80% de los encuestados dijo que su organización ha adoptado la política de conservarlo todo. Políticas que impiden la adecuada gestión de archivo debido a la sobrecarga de información. De hecho, el 50% de los encuestados afirmó que los empleados no reciben formación respecto a la gestión de documentos, archivo e información. Esa ausencia de formación al respecto tiene un impacto significativo en las decisiones de gestión de la información y del ciclo de vida de ésta ya que los empleados no están en condiciones de tomar las decisiones oportunas que contribuyan a una correcta gestión.

Como comentamos al inicio, adicionalmente hay otro elemento que es crucial y que también está ausente en la mayoría de las empresas: sólo el 8% de los encuestados reportó que cuentan con indicadores maduros de la gestión de archivo electrónico, y otro 29% consideró que estas métricas están mejorando. Es decir, más del 60% de las empresas evaluadas no cuentan con indicadores para medir la eficiencia en la gestión de sus documentos de archivo.

2. Mayor conciencia de la importancia de una gestión eficaz de la información para la Reducción de Riesgos. La investigación indica que la mayoría de las empresas reconocen la relación positiva entre la gestión de la información y una reducción de los riesgos.

Entre esos riesgos preocupan cuestiones relacionadas con la privacidad y el cumplimiento de la legislación en materia de preservación y destrucción de records o documentos de archivo. En la encuesta de Iron Mountain, se observa un mayor apoyo a la gestión de estas áreas, reflejado por un incremento de los departamentos de Asuntos Jurídicos implicados en la supervisión de programas de gestión de la información.

También se pone de manifiesto la creciente integración entre todas las áreas que gestionan archivos y aquellas áreas que velan por la seguridad de la información, por ejemplo. No obstante, la creación de sistemasde gestión de la información transversales que se ocupen de todo el ciclo de vida del documento es complicada.

Obstáculos

3. Muchas empresas todavía tienen que modernizarse o pasar tanto tiempo tratando de ponerse al día como el que emplean para gestionar su información para lograr que sus programas de gestión de archivos respondan a las necesidades de todas las áreas implicadas en ésta.

Debido a que se generan grandes cantidades de información a diario, resulta difícil evitar la tendencia de abandonar la información que ya no se considera necesaria. Esto estaría bien, si no fuera porque las empresas tienen que asegurarse de que la información se ha eliminado de forma segura. En el estudio, más del 60% de la empresas indican que no eliminan con regularidad la información electrónicamente almacenada que debiera ser destruida.

Otro problema es que muchas organizaciones todavía tienen que actualizarse tecnológicamente. Mientras que ya hay organizaciones -apenas un 10% de las encuestadas- que usan sistemas de gestión de documentos de archivo en servidores propios o en la nube que permiten integrar una gestión eficiente de su información con el uso de nuevos dispositivos (teléfonos inteligentes, tablets, etc.), la gran mayoría no están usando sistemas de gestióndocumental multiplataforma y, por tanto, están dejando de gestionar la información que se genera en otros medios.

4. Los procesos de retención legal son más comunes, pero la sobre conservación sigue siendo un reto. Con el aumento de los costes y las multas asociadas a la destrucción prematura de la información, las empresas han adoptado tradicionalmente un enfoque de “conservarlo todo”. Esto se traduce en mayores costes de almacenamiento e ineficiencias.

Si bien un 74% de los preguntados en el estudio afirmaron que sus organizaciones contaban con procesos de retención legal, la mayoría de ellos no conocían el proceso ni sus beneficios. Y más de un tercio respondió que sus procesos de retención no se terminan de forma regular y eficaz. De forma que los procesos de eliminación de documentos de archivo no se acaban de llevar a cabo prevaleciendo la mentalidad de que es mejor conservarlo todo.