De acuerdo a David Roe en
"BusinessesShould Manage Records - Not 'Keep Everything" muchas
organizaciones afirman llevar años ocupados desarrollando e
implementando estrategias de gestión de la información. Sin
embargo, a poco que se profundice en cómo están aplicando esas
estrategias, se observa que éstas no son especialmente efectivas.
Esto se debe en muchos
casos a la falta de compromiso tanto de empleados como de los
niveles directivos de la organización así como por la ausencia
de formas de medir las fortalezas y debilidades de esos
esfuerzos.

Recordemos que en castellano no tenemos una traducción para la palabra record, que podemos entender como documentos de archivo. Un documento se considera de archivo cuando:
- Tiene valor probatorio
- Reflejan las actividades de la organización
- Su contenido no debe ser alterado.
- Existe alguna legislación que obliga a las empresas a conservarlos.
La gestión de la información sigue sin ser una prioridad en las organizaciones pasando por alto que cuanto mejor organizada y gestionada esté esa información, mayor será la ventaja comercial.
Aquellas empresas que sí
se molestan en organizar y gestionar sus records, implantar
políticas y protocolos de destrucción programada de esos documentos de archivo,
así como sistemas de control de la eficiencia del proceso son
capaces de localizar qué información les supone una ventaja
y, por tanto, sacar el mayor partido a ésta.
Por otro lado, el estudio
de la AIIM y Adobe del pasado mes de Agosto, muestra como el avance
hacia la eliminación del papel en las organizaciones es tediosamente
lento. En los dos últimos años (2011-2013), se ha recortado
apenas un 5% en procesos basados en papel de todos los posibles,
a pesar de la existencia de potentes sistemas de gestión de documentos que permiten también la adecuada gestión electrónica de documentos de archivo como Athento, y que además proveen de una captura de documentos precisa y segura.
Pero hay más. Mimi Donnerecoge en un reciente artículo en CMSWire que muchas compañías
continúan aún sin hacerse cargo del contenido antiguo o heredado a
pesar de que podría tener un considerable valor para el negocio.
Resaltar los puntos
anteriores no sirve sólo como evaluación del estado de las
políticas de gestión de archivo y de documentos en las empresas sino también como
llamada a la acción.
Sue Trombley de Iron
Mountain, a partir del estudio mencionado, identifica dos tendencias
positivas en cuanto a la gestión vs conservación masiva de documentos de archivo que se ven minoradas por varios obstáculos. Veámoslos:
Tendencias
1. Los programas y políticas de
gestión de la información son cada vez más frecuentes, están
mejor diseñados e incluyen la información almacenada
electrónicamente. Un dato positivo que arroja el estudio es que
la gran mayoría de las organizaciones encuestadas (87% en general,
el 95% de las grandes) han desarrollado programas de gestión de la
información, introduciendo normas y políticas para abordar
cuestiones como la cantidad de información que debe ser almacenada.
A pesar de ello, la
investigación también encontró otra serie de áreas a las que es
necesario prestar atención. Según los encuestados, al ser
preguntados por el apoyo y compromiso con los programas de gestión
de archivo los grupos de menor puntuación fueron directivos y
empleados.
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Fuente: http://www.cmswire.com/ |
Este es un problema para
las organizaciones ya que la mayor parte de la información es
gestionada directamente por puestos a nivel de operaciones y no por
los departamentos de IT, lo que significa que una gran parte de la
información del negocio está expuesta a que se pierda.
Como consecuencia, casi
el 80% de los encuestados dijo que su organización ha adoptado la
política de conservarlo todo. Políticas que impiden la adecuada gestión de archivo debido a la sobrecarga de información. De hecho,
el 50% de los encuestados afirmó que los empleados no reciben
formación respecto a la gestión de documentos, archivo e información. Esa
ausencia de formación al respecto tiene un impacto significativo en
las decisiones de gestión de la información y del ciclo de vida de
ésta ya que los empleados no están en condiciones de tomar las
decisiones oportunas que contribuyan a una correcta gestión.
Como comentamos al
inicio, adicionalmente hay otro elemento que es crucial y que también
está ausente en la mayoría de las empresas: sólo el 8% de los
encuestados reportó que cuentan con indicadores maduros de la
gestión de archivo electrónico, y otro 29%
consideró que estas métricas están mejorando. Es decir, más
del 60% de las empresas evaluadas no cuentan con indicadores para
medir la eficiencia en la gestión de sus documentos de archivo.
2. Mayor conciencia de
la importancia de una gestión eficaz de la información para la
Reducción de Riesgos. La investigación indica que la mayoría
de las empresas reconocen la relación positiva entre la gestión de
la información y una reducción de los riesgos.
Entre esos riesgos
preocupan cuestiones relacionadas con la privacidad y el
cumplimiento de la legislación en materia de preservación y
destrucción de records o documentos de archivo. En la encuesta de Iron Mountain, se
observa un mayor apoyo a la gestión de estas áreas, reflejado por
un incremento de los departamentos de Asuntos Jurídicos implicados
en la supervisión de programas de gestión de la información.
También se pone de
manifiesto la creciente integración entre todas las áreas que
gestionan archivos y aquellas áreas que velan por la seguridad de la
información, por ejemplo. No obstante, la creación de sistemasde gestión de la información transversales que se ocupen de todo el ciclo de vida del documento es complicada.
Obstáculos
3. Muchas empresas
todavía tienen que modernizarse o pasar tanto tiempo tratando de
ponerse al día como el que emplean para gestionar su información
para lograr que sus programas de gestión de archivos respondan a las
necesidades de todas las áreas implicadas en ésta.
Debido a que se generan
grandes cantidades de información a diario, resulta difícil evitar
la tendencia de abandonar la información que ya no se considera
necesaria. Esto estaría bien, si no fuera porque las empresas
tienen que asegurarse de que la información se ha eliminado de forma
segura. En el estudio, más del 60% de la empresas indican que no
eliminan con regularidad la información electrónicamente almacenada
que debiera ser destruida.
Otro problema es que
muchas organizaciones todavía tienen que actualizarse
tecnológicamente. Mientras que ya hay organizaciones -apenas un 10%
de las encuestadas- que usan sistemas de gestión de documentos de archivo en servidores propios o en la nube que permiten integrar una gestión eficiente de su información con
el uso de nuevos dispositivos (teléfonos inteligentes, tablets,
etc.), la gran mayoría no están usando sistemas de gestióndocumental multiplataforma y, por tanto, están dejando de
gestionar la información que se genera en otros medios.
Si bien un 74% de los
preguntados en el estudio afirmaron que sus organizaciones contaban
con procesos de retención legal, la mayoría de ellos no conocían
el proceso ni sus beneficios. Y más de un tercio respondió que sus
procesos de retención no se terminan de forma regular y eficaz. De
forma que los procesos de eliminación de documentos de archivo no se acaban de
llevar a cabo prevaleciendo la mentalidad de que es mejor conservarlo
todo.
4. Los procesos de
retención legal son más comunes, pero la sobre conservación sigue
siendo un reto. Con el aumento de los costes y las multas
asociadas a la destrucción prematura de la información, las
empresas han adoptado tradicionalmente un enfoque de “conservarlo
todo”. Esto se traduce en mayores costes de almacenamiento e
ineficiencias.

Interesantes recursos, aquí viene otro: www.comunycarse.com
ResponderEliminarespero que os sea útil. saludos.
Las empresas tienen que darse cuenta que su capital
ResponderEliminarintelectual es la clave de su negocio, por lo que deben gestionarlo de una
forma óptima y eficiente. Sin no gestionan de forma adecuada toda la
información que manejan y reciben, el capital intelectual podría perderse ya
que estaría guardado en multitud de ubicaciones y formatos. En Xerox nos hemos
dado cuenta de esto, por lo que continuamos evolucionando y mejorando nuestros
servicios para ayudar a las empresas a controlar su información de forma más
eficiente y a conseguir importantes ahorros de costes.