¿Por qué las universidades no consiguen librarse del papel?

Voy a explorar este tema y  a exponeros mi teoría. En realidad no es una única razón por la que pienso que las universidades siguen estando atadas al papel, vamos a explorarlas una a una. Invito a todos los amigos documentalistas, archiveros y a aquellos que trabajan en departamentos de IT a que nos den su visión sobre este tema.

1. La fase de archivo de documentos y records cortan el flujo digital de los documentos.

Nos hemos encontrado con casos de clientes que nos dicen por ejemplo, que aunque incluso han implementado soluciones de firma digital para ciertos documentos –por ejemplo, actas de calificaciones-, cuando llega el momento de archivar la documentación, se ven obligados a imprimirla porque no pueden garantizar su adecuado tratamiento digital (la guardamos, ¿Dónde la guardamos?, procedimientos post-archivo, cómo sé que el documento tendrá el tratamiento de seguridad y privacidad adecuado, ¿cumplo la ley en materia de retención?, ¿cómo hacemos para asignarles un calendario de conservación?, etc. ).  

2. En general, tecnológicamente no está muy bien resuelta la fase de archivo.

En la actualidad tenemos un montón de soluciones para trabajar con la documentación viva (aquella que cambia), pero muy pocas soluciones para trabajar con los records (documentos con valor probatorio que no pueden cambiar), así que la información que realmente estamos obligados a conservar, en muchos casos no sabemos cómo podemos conservarlas cumpliendo con las políticas en materia de gestión documental y con las normativas existentes. En general, nos pasa que las soluciones con las que contamos en materia de gestión documental, carecen de cierta funcionalidad clave para gestionar documentación de archivo o records:

En la tabla a continuación podemos ver alguna de esa funcionalidad que diferencia las aplicaciones de gestión documental (SGDE) de las aplicaciones de gestión de documentos de archivo o records management (SGDEA).

Fuente: MODELO DE REQUISITOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO / Gobierno de Canarias.

Muchos fabricantes están construyendo módulos de RM, pero muchos de ellos han sido diseñados para cumplir normativa específica americana, se pagan a parte, entre otros problemas.

La manera de abordar el archivo y la gestión de records en la mayoría de los casos pasa por hacer desarrollos que adapten un gestor documental para que incorpore conceptos archivo como:

• Cuadros de clasificación
• Series, expedientes, etc.
• Calendarios de conservación

Esto no es un proceso fácil, prácticamente hay que construir una subaplicación dentro del gestor documental, lo que resulta en los siguientes inconvenientes para las empresas:

• Proyectos largos de consultoría y desarrollo
• Costes altos derivados de los desarrollos y su mantenimiento
• Los riesgos aparejados a complejos proyectos de desarrollo (básicamente, que el proyecto no tenga nada que ver con lo que inicialmente se había estimado ni en tiempo, ni en dinero).

3. Es complejo hacer una importación masiva de expedientes en papel a las series digitales en las que deberían estar.

Por otro lado, tenemos aquellas empresas que quieren hacer una preservación digital de archivos históricos. Algunos de nuestros clientes han visto la importancia de digitalizar expedientes académicos con más de 50 años de existencia. El problema es que no es sólo digitalizar, sino asegurarse de que ese archivo digitalizado tenga un contexto digital adecuado. ¿Cómo hago para digitalizar de forma masiva y que los expedientes se incorporen a las series adecuadas? Esto es fundamental porque las series incluyen las políticas y procedimientos de conservación, los metadatos que deben ser registrados, etc. Es decir, las universidades se ven con deseos de digitalizar, pero encuentran dificultades para garantizar que los expedientes digitalizados adquieran el contexto adecuado dentro de las aplicaciones informáticas. 

 4. Las universidades aún no son conscientes de todas las posibilidades que pueden adquirir mediante la implantación de sistemas de gestión documental y de archivo.

Algunos departamentos técnicos de las universidades no son plenamente conscientes de una serie de ventajas que ya pueden empezar a disfrutar, otras, por el contrario, sí que están asumiendo retos que van a redundar en una mejora para los alumnos y el personal de la universidad. Uno de esos ejemplos claros es el e-Título. El e-Título se trata de una copia auténtica del título tradicional en papel entregado a los alumnos cuando culminan estudios superiores.  Una copia auténtica es una copia que adquiere igual validez que el documento original, ya que ha sido digitalizada cumpliendo cierta normativa. Tomo esta definición de la web de la Universidad Autónoma de Barcelona: “Se considerará copia autentica siempre que el documento electrónico original esté en posesión  de la Administración, y que la información de firma electrónica y, en su caso, de sello de tiempo permitan comprobar la coincidencia con dicho documento”
Con este sistema las universidades van a poder facilitar muchos trámites a sus estudiantes: aplicar para becas oficiales, matriculación en estudios de post grado, les constará menos obtener duplicados, etc.