Trabajando en local con documentos en el servicio cloud de Gestión Documental de Athento

Muchos clientes siempre habían pedido tener las facilidades que les aportaban aplicaciones como Dropbox, pero con todas las garantías de gestión documental. Entre esas facilidades destaca la de poder trabajar desde local con los documentos y que se mantengan sincronizados con el gestor. Esto es importante porque nos evita:

•  Tener que descargar archivos cada que queramos trabajar con ellos.
• Tener que subir archivos cuando hayamos terminado de trabajar en ellos.
• Poder trabajar sin conexión a internet.

Pues ahora el servicio cloud de gestión documental de Athento perite esta funcionalidad. Sólo hay que instalarse un pequeño plugin.

Una vez con el plugin operativo, es muy fácil trabajar. El sistema se sincroniza nivel de carpetas. Es decir, sólo tenemos sincronizado lo que nos interesa. Además, la sincronización se puede activar o desactivar desde el gestor documental, sólo hace falta hacer clic en el icono de sincronización del espacio que queremos sincronizar o dessincronizar:

En el ejemplo, vamos a sincronizar la carpeta "Infraestructuras y Servicios". Para que se sincronice con una carpeta en nuestro equipo local, hace falta que el icono de sincronizar esté verde. Para ques esté verde, sólo hace falta hacer clic sobre él.

Una vez el icon esté verde, ya podemos ir a nuestro equipo local y ver que todos los documentos arriba en el gestor se encuentran también en nuestro equipo local.

Por otro lado, este plugin es una fantástica herramienta cuando queremos importar de forma masiva documentos al gestor, ya que sólo tendríamos que arrastrar y soltar los ficheros (en local) que queremos subir a la carpeta  que queremos que los contenga en el gestor (la nube) . Esta carpeta, deberá estar activada para la sincronización.

Digitalización Centralizada y Costes Asociados

Estos últimos años hemos tenido contacto con varias entidades, sobretodo de la banca o que prestan servicios a esta, en el que destacaba una problemática: Costes asociados a logística cuando se quieren digitalizar o archivar documentos recibidos de los clientes.

En los bancos, esta problemática es más notoria:
Tienen miles de oficinas o sucursales produciendo documentos, que luego, deben ser digitalizados para que la entidad pueda disponer de toda la información on-line y cada oficina, pueda consultar los documentos y datos de forma rápida, segura y sin las complicaciones del papel. Cuando la digitalización de estos documentos se plantea de forma centralizada, compañías como éstas se ven obligadas a enviar esta documentación por valija o haciendo uso de una compañía externa, hasta el punto geográfico en el que se ha de digitalizar.

Esta no es una  problemática exclusiva de bancos, sino de toda entidad o compañía que disponga de diversos centros y que quiera centralizar toda la documentación de la compañía. Estos costes de logística son asumidos por las compañías cuando en realidad no producen ningún valor.  En un caso conocido de primera mano, para una entidad educativa con catorce centros,  al mes por centro pueden gastarse $2.000 en gastos de transporte. 

¿Cómo solucionamos este problema?
Bueno, si lo que queremos es eliminar los gastos  de transporte de documentos y minimizar los riesgos a los que se somete la información al trasladarla, una buena opción es hacer una digitalización descentralizada. Es decir, digitalizar la documentación en origen, o lo que es lo mismo, desde el punto en el que se produce. 

Vemos que con esta nueva estructura, el flujo de la información se hace en todo momento en digital. Pero además de los ahorros directos en costes por logística, hay otro coste súper importante de considerar de cara al servicio al cliente: Eliminando el transporte físico de los documentos, estos están disponibles de forma casi inmediata para ser procesados o consultados.

Para más información y buenas prácticas sobre digitalización, puedes consultar:

• 3 Pasos para digitalizar con éxito
• ¿TIFF o PDF? ¿Qué formato de salida elegir en proyectos de digitalización?
• Digialización y Oficina Cero Papel

Nuevo Partner de Athento en Madrid: Bibliodoc

La semana pasada hicimos público la firma de un nuevo acuerdo de colaboración con Bibliodoc, una empresa experta en servicios de gestión documental. A continuación, os compartimos el comunicado que emitimos.

Bibliodoc Servicios Documentales: Nuevo Distribuidor Oficial De La Gestión Documental de Athento En Madrid y Alrededores.

Madrid, 15 de Julio, 2014: Yerbabuena Software y la madrileña, Bibliodoc, firman un acuerdo comercial para la distribución del software Athento a empresas de la región.

Bibliodoc es una empresa experta en servicios de gestión documental y archivística que cuenta con una trayectoria de más de 20 años en el sector de la documentación. Sus clientes son empresas privadas y públicas a las que los profesionales expertos en tratamiento de la información de Bibliodoc, asesoran en todas las fases del circuito documental.

El acuerdo firmado entre las compañías permitirá  a Bibliodoc ofrecer soluciones para la modernización, efectividad y mejora de los procesos de gestión documental mediante la implementación del software de Gestión Documental Athento y el ofrecimiento a sus clientes del software en la modalidad Cloud Computing. El acuerdo alcanzado permitirá tanto a Bibliodoc como a Yerbabuena Software ampliar su oferta de productos y servicios profesionales y ofrecer mayor valor añadido a sus clientes en Madrid y alrededores.

Bibliodoc Servicios Documentales no sólo se ha convertido en partner oficial de Athento, como muestra de su apuesta y confianza por el software de Yerbabuena Software, Bibliodoc  ha adoptado para la gestión de sus documentos administrativos y técnicos el sistema en su versión cloud. Así mismo, sus clientes podrán ahora contar con este nuevo servicio que les ayudará a disponer de una gestión documental de fácil acceso y de inmediato funcionamiento en la nube.

Para José Luis de la Rosa –CEO de Yerbabuena Software-: “Que Athento cuente con el respaldo de compañías como Bibliodoc es muy importante para nosotros.  Bibliodoc conoce de forma profunda el negocio y tiene una dilatada experiencia en el campo de la gestión de información empresarial, lo que para los nuevos clientes de Athento será una garantía de servicio y calidad. Estamos seguros de que gracias a Bibliodoc, Athento podrá llegar a nuevas empresas que necesiten un servicio de gestión documental electrónico potente, pero a la vez de fácil acceso y de una alta flexibilidad.”

Por su parte, Jesús Hernando  Martínez –Director de Bibliodoc– piensa que: “Contar con el apoyo tecnológico de Athento para nuestra propia gestión documental nos facilita un control riguroso de todos nuestros documentos de una manera ordenada, eficaz y responsable, así como una recuperación rápida y efectiva, no sólo como empresa sino también desde la óptica del profesional de la documentación. Athento es garantía de éxito en la aplicación de protocolos de gestión normalizada ya que permite el registro, la descripción, la clasificación, almacenamiento, disponibilidad, control de versiones, permisos de acceso y trazabilidad.”

Podéis consultar el partner de Athento más cercano  en vuestra región desde nuestra web.

Registro y Gestión de Correspondencia con Athento

Un asunto que los organismos públicos tratan de solucionar es la gestión y administración de comunicaciones oficiales en soporte digital. Lo que buscan es gestionar adecuadamente la información que entra y sale de la entidad, de manera que se mejoren los tiempos de respuesta a las solicitudes de los ciudadanos.

¿Pero a qué nos referimos con la gestión de comunicaciones oficiales en soportes digitales?

Este proceso, conocido como Gestión de Correspondencia, Registro de Entrada o Salida, y otros nombres, se trata simplemente de  la recepción - y conversión a digital en los casos en los que corresponda- de la información que entra a la entidad por diversos medios, su almacenaje en un sistema de gestión documental y su enrutamiento o distribución a la unidad, área o departamento que deba gestionarla.

Para conseguir la adecuada gestión de esta correspondencia, se requiere un sistema electrónico capaz de:

• Capturar la correspondencia entrante y/o saliente.
• Almacenarla dentro de un contexto y de acuerdo con unas Tablas de Retención Documental (cuadro de clasificación, calendarios de conservación, etc.)
• Generar un expediente virtual
• Permitir su consulta y recuperación.

En el caso de uso que hoy ponemos a vuestra disposición puede verse como otras entidades han resuelto esto con Athento:

Nota de Prensa: Troofi Se Convierte En Distribuidor Oficial De La Gestión Documental de Athento

Aunque esta nota se difundió en los medios a finales del mes pasado y de ella se hicieron eco varias publicaciones, no llegamos a compartirla con vosotros en nuestro blog y hoy queremos hacerlo para que no os perdáis ninguna de nuestras novedades ;-)

En Troofi Confidential Data Solution For Business & People es una empresa especializada en destrucción confidencial certificada y reciclaje de material electrónico, entre otras actividades que tocan muy de cerca el mercado de la gestión documental. Además, esta empresa de Barcelona cuenta con una amplia cartera de clientes PYMES –más de 200 clientes- que podrían beneficiarse de que Troofi se convierta en una empresa que cuenta dentro de su portafolio con una potente herramienta de gestión documental.

El acuerdo que convierte a Troofi en distribuidor oficial de Athento –Smart Document Management- permitirá a esta empresa ofrecer el servicio de gestión documental en la nube de Athento. Este servicio otorga flexibilidad a las pequeñas y medianas empresas que necesitan contar con un software de gestión documental a un precio competitivo, sin inversiones en hardware o licencias y con la posibilidad de adaptar el servicio a las necesidades de cada momento.

El CEO de Troofi, José Calatayud (a la izquierda en la fotografía),  afirma que:

“La solución Athento nos permitirá ofrecer a nuestro clientes una gestión documental completa. Troofi dispone de un gran volumen de asesorías y más de 2000 clientes que podrían obtener una potente gestión documental mejorando el servicio a sus clientes. Athento es una solución perfecta para nuestra empresa y complementa nuestros servicios, ya que trata  el documento desde el inicio  de su  vida. La gestión documental es fundamental para la PYME y este acuerdo nos permitirá  aportarles una solución  a un precio muy competitivo”.

Por su parte el CEO de Athento, José Luis de la Rosa, está convencido de que:

“Este acuerdo será de mucho provecho para ambas compañías, pero sobretodo, para las PYMES que quieran contar con un servicio de gestión documental, ya que obtendrán en Troofi a un socio de negocio cercano y conocedor de sus necesidades así como del producto que les ayudará a reolverlas.”

En representación de Yerbabuena Software para la firma de este acuerdo, ha estado Rubén Lirio, VP of Sales de la compañía (a la derecha en la fotografía).

La central de Troofi se encuentra en Barcelona, pero además, la compañía cuenta con delegaciones en Madrid, Valencia y Galicia. En cuanto a Yerbabuena Software, esta firma malagueña está compuesta por un grupo de expertos en tecnologías relacionadas con documentos y en la actualidad opera con presencia directa en Estados Unidos y España.

Puedes consultar la lista de nuestros partners desde la web de Athento.