Estos últimos años hemos tenido contacto con varias entidades, sobretodo de la banca o que prestan servicios a esta, en el que destacaba una problemática: Costes asociados a logística cuando se quieren digitalizar o archivar documentos recibidos de los clientes.
En los bancos, esta problemática es más notoria:
Tienen miles de oficinas o sucursales produciendo documentos, que luego, deben ser digitalizados para que la entidad pueda disponer de toda la información on-line y cada oficina, pueda consultar los documentos y datos de forma rápida, segura y sin las complicaciones del papel. Cuando la digitalización de estos documentos se plantea de forma centralizada, compañías como éstas se ven obligadas a enviar esta documentación por valija o haciendo uso de una compañía externa, hasta el punto geográfico en el que se ha de digitalizar.
Tienen miles de oficinas o sucursales produciendo documentos, que luego, deben ser digitalizados para que la entidad pueda disponer de toda la información on-line y cada oficina, pueda consultar los documentos y datos de forma rápida, segura y sin las complicaciones del papel. Cuando la digitalización de estos documentos se plantea de forma centralizada, compañías como éstas se ven obligadas a enviar esta documentación por valija o haciendo uso de una compañía externa, hasta el punto geográfico en el que se ha de digitalizar.
Esta no es una problemática exclusiva de bancos, sino de toda entidad o compañía que disponga de diversos centros y que quiera centralizar toda la documentación de la compañía. Estos costes de logística son asumidos por las compañías cuando en realidad no producen ningún valor. En un caso conocido de primera mano, para una entidad educativa con catorce centros, al mes por centro pueden gastarse $2.000 en gastos de transporte.
¿Cómo solucionamos este problema?
Bueno, si lo que queremos es eliminar los gastos de transporte de documentos y minimizar los riesgos a los que se somete la información al trasladarla, una buena opción es hacer una digitalización descentralizada. Es decir, digitalizar la documentación en origen, o lo que es lo mismo, desde el punto en el que se produce.
Vemos que con esta nueva estructura, el flujo de la información se hace en todo momento en digital. Pero además de los ahorros directos en costes por logística, hay otro coste súper importante de considerar de cara al servicio al cliente: Eliminando el transporte físico de los documentos, estos están disponibles de forma casi inmediata para ser procesados o consultados.
Para más información y buenas prácticas sobre digitalización, puedes consultar:
- 3 Pasos para digitalizar con éxito
- ¿TIFF o PDF? ¿Qué formato de salida elegir en proyectos de digitalización?
- Digialización y Oficina Cero Papel
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