Un asunto que los organismos públicos tratan de solucionar es la gestión y administración de comunicaciones oficiales en soporte digital. Lo que buscan es gestionar adecuadamente la información que entra y sale de la entidad, de manera que se mejoren los tiempos de respuesta a las solicitudes de los ciudadanos.
¿Pero a qué nos referimos con la gestión de comunicaciones oficiales en soportes digitales?
Este proceso, conocido como Gestión de Correspondencia, Registro de Entrada o Salida, y otros nombres, se trata simplemente de la recepción - y conversión a digital en los casos en los que corresponda- de la información que entra a la entidad por diversos medios, su almacenaje en un sistema de gestión documental y su enrutamiento o distribución a la unidad, área o departamento que deba gestionarla.
Para conseguir la adecuada gestión de esta correspondencia, se requiere un sistema electrónico capaz de:
- Capturar la correspondencia entrante y/o saliente.
- Almacenarla dentro de un contexto y de acuerdo con unas Tablas de Retención Documental (cuadro de clasificación, calendarios de conservación, etc.)
- Generar un expediente virtual
- Permitir su consulta y recuperación.
En el caso de uso que hoy ponemos a vuestra disposición puede verse como otras entidades han resuelto esto con Athento:
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