¿Por dónde empezar mi proyecto de Gestión Documental?

Quiero empezar con una cifra: 

El 41,37% de las empresas que emprenden proyectos de gestión documental o captura de documentos NO cuentan con indicadores numéricos o métricas a mejorar con la implementación de software. 

Nosotros hemos estado haciendo cuestionarios para entender mejor los proyectos de posibles clientes durante los últimos dos años, y entre los resultados arrojados por se encuentran datos como el que acabo de mencionar. 

Muchos otros responsables de proyectos de gestión documental “intuyen” los aspectos que se podrían mejorar con la implantación de software, pero realmente no cuentan con una medida CUANTIFICABLE de su situación actual. 

En Athento, cada vez estamos más convencidos de que este debería ser el punto de partida de cualquier proyecto que implique la adquisición de un software. ¿Por qué? Porque de esta manera:

• Tendremos una forma clara de medir si la razón por la que nos gastamos dinero se ha conseguido.
• Sabremos si estamos mejor que al principio.
• Podremos justificar nuevas inversiones en el proyecto

¿Cómo hacer esto? ¿Por dónde empezar?

1. Determinar por qué queremos implementar un software de gestión documental: Por ejemplo, queremos mejorar la atención al cliente, a proveedores, al ciudadano o a un cliente interno. Debemos preguntar al dueño o dueños del proceso cuales son las razones por las que piensan que debe de realizarse un cambio. Si se quiere mejorar la atención al proveedor en el pago de sus facturas, en ese caso, debemos preguntar en los departamentos que participan en este proceso, por qué creen que debe realizarse un cambio. Ellos nos dirán algo así como, “porque nos tardamos mucho tiempo en pagarles y eso nos genera problemas como cortes de servicio, intereses de mora, inclusión en registros de morosidad, etc.”.
2. Cuantificar el problema: Ya sabemos la razón por la que creemos que es preciso emprender el proyecto. Ahora debemos encontrar una medida más objetiva que realmente demuestre que existe un problema que vale la pena resolver porque su solución generará beneficios superiores a la inversión que vamos a tener que hacer. Para esto, no hay otro camino que buscar indicadores del problema y de sus consecuencias. En el ejemplo que venimos trabajando, podemos por ejemplo plantear: 

Media de intereses de mora mensual por retraso en pago de facturas.Número de cortes de servicio debido al impago de facturas de proveedores.

Tipo de Indicador	Indicador
Problema	Tiempo actual medio que se tarda en pagar una factura a un proveedor Número de facturas a las que no llega a realizarse el pago. Número de quejas o reclamaciones de proveedores
Consecuencias	Media de intereses de mora mensual por retraso en pago de facturas.  Número de cortes de servicio debido al impago de facturas de proveedores.

Una vez puesto en funcionamiento el sistema, y con un periodo prudencial de operación del mismo (típicamente un año), debemos volver a medir estos indicadores. Si hemos mejorado las métricas, sabremos que el proyecto va por buen camino :-).