martes, 26 de mayo de 2015

Ahora es posible la Gestión de Facturas con Athento

Las facturas son uno de los tipos que utilizamos de forma más frecuente en nuestra operativa diaria de empresas. Hasta ahora, no había en Athento un tipo documental concreto que nos permitiese almacenar datos propios de facturas. Hoy queremos ofrecer a nuestros clientes de forma gratuita esta funcionalidad que les va a permitir:

  • Almacenar información sobre sus facturas recibidas y emitidas: Los clientes de Athento podrán ingresar datos como total, proveedor, subtotal, impuestos, estado de la factura, etc.
  • Buscar y filtrar facturas por los datos que aparecen en ellas: Es posible por ejemplo, filtrar todas las facturas recibidas no pagadas en un determinado rango de tiempo.
  • Generar informes: Podréis exportar a Excel los datos arrojados por una consulta como la que describí en el punto anterior. Esto nos da la posibilidad de obtener estadísticas  usando los datos de las facturas o importar estos datos desde otros sistemas usando nuestro fichero Excel.
  • Aprobar facturas: Es posible generar flujos de revisión y aprobación de facturas con Athento.


Podéis consultar todas las posibilidades de vuestro nuevo tipo documental factura de Athento desde aquí.

Automatizar la gestión de facturas

Con la integración entre Athento Smart Engine, el módulo de captura de documentos de Athento, y Athento ECM, tu gestor documental, podrás automatizar las siguientes tareas:

  • Reconocimiento automático de facturas.
  •  Extracción automática de los campos de una factura.
  • Almacenamiento automático de la factura en una ubicación determinada en el gestor documental.

Prueba 30 días gratis Athento

martes, 19 de mayo de 2015

Prevención y Detección del Fraude con Tecnologías de Captura de Documentos

Os comparto la presentación que usé en el último webinar del mes de abril. En él se explicaba cómo mediante la aplicación de tecnologías OCR además de la aplicación de reglas automáticas de validación era posible detectar posibles fraudes en documentos.




Además, os dejo con un caso concreto de un cliente con el que mediante la lectura de códigos PDF147 se han logrado frenar fugas de caja fraudulentas en la devolución de dinero a los clientes.

Smart Document Management helps Public Transit Companies to Automate Ticket Refunds

lunes, 18 de mayo de 2015

Webinar: Flujos de Trabajo en Athento

Mañana trataremos un tema que suele generar mucho interés en los usuarios de gestión documental: Flujos de trabajo.

En este caso, veremos concretamente:

  • Cómo son los flujos de revisión y aprobación de documentos en Athento.
  • Cómo crear flujos de trabajo.
  • Tipos de flujos disponibles.
  • Trazabilidad de los flujos, etc. 
No os perdáis este webinar gratuito en el que tendremos demostración en vivo del producto.

¡Registrarme ahora!

Datos del Webinar

Fecha: 19 de Mayo de 2015
Duración: 1 hora

Málaga (Spain)                          Tuesday, 19 May 2015, 17:00:00 CEST UTC+2 hours 
Bogota (Colombia)                       Tuesday, 19 May 2015, 10:00:00 COT  UTC-5 hours 
Santiago (Chile)                        Tuesday, 19 May 2015, 12:00:00 CLT  UTC-3 hours 
Mexico City (Mexico - Federal District) Tuesday, 19 May 2015, 10:00:00 CDT  UTC-5 hours 
Lima (Peru - Lima)                      Tuesday, 19 May 2015, 10:00:00 PET  UTC-5 hours 
Buenos Aires (Argentina)                Tuesday, 19 May 2015, 12:00:00 ART  UTC-3 hours 
Quito (Ecuador)                         Tuesday, 19 May 2015, 10:00:00 ECT  UTC-5 hours 
Miami (U.S.A. - Florida)                Tuesday, 19 May 2015, 11:00:00 EDT  UTC-4 hours 
Corresponding UTC (GMT)                 Tuesday, 19 May 2015, 15:00:00 
 
 
 

miércoles, 13 de mayo de 2015

4 Razones por las que el ECM debe ir hacia lo "Digital"

Hoy quiero compartir con vosotros un artículo publicado en CMS Wire (4 Reasons ECM Needs To Go Digital). Aunque como explicaré más adelante, el título no me parece el adecuado, y los contenidos hablan de cosas que ya llevan unos años en el mercado, el artículo me gusta porque admite un cambio en el mercado y la necesidad del mercado ECM de cambiar.

El artículo habla sobre informes producidos por Alfresco y por Nuxeo recientemente. Ambos reportes reconocen que el mundo del ECM está siendo sometido a retos sin precedentes. En concreto, el artículo habla de 4 cambios significativos que Alfresco destaca en su informe:

  1. Nuevas formas de trabajar: Aquí me quedo sobre todo con el mensaje de que los sistemas ECM deben cubrir las expectativas de aquellos usuarios cuyas expectativas de facilidad de uso y libertad están altamente influenciadas por los nuevos servicios cloud.
  2. La Empresa Extendida: Extender los sistemas ECM más allá del firewall, permitiendo colaboración, mayor número de usuarios, trabajadores remotos, movilidad, etc. Los límites de lo que es una empresa están siendo redefinidos por las necesidades de un mundo globalizado, de modo que el software ECM debe ensancharse para dar soporte a este desdibujamiento de los límites de la empresa.
  3. Explosión del contenido digital: Según IDC, el contenido producido se incrementará en un 50% durante esta década. Los sistemas ECM tienen el reto de trabajar con las nuevas formas de contenido sin perder un control sobre los mismos.
  4. Nueva Infraestructura Web: Los sistemas ECM aún deben ser capaces de soportar los entornos On-Premise tradicionales, pero el mercado está virando hacia otro tipo de infraestructura por los beneficios que esta representa. El cliente debería poder tener a su alcance la simplicidad e inmediatez de un ECM en un cloud público, o de un cloud privado si así lo prefiere, así como de la posibilidad de contar con un sistema híbrido.
Como lo comentaba al principio del artículo, estos cambios ya llevan un tiempo haciendo parte de nuestras realidades, en algunos países con mayor fuerza, en otros más lento, pero sin duda, llevamos al menos dos o tres años con estos cambios haciendo parte de nuestra forma diaria de trabajo. Esperemos que pronto podamos ver también que los sistemas ECM empiecen a adaptarse a esta nueva realidad.




La Inteligencia de Athento Libera del Papel al Proceso de Contratación de Empleados

lunes, 11 de mayo de 2015

¿Por qué el mundo del ECM insiste en hacer dependiente al cliente?

Me gustaría compartir con vosotros este artículo publicado en LinkedIn por el CEO de nuestra empresa, José Luis de la Rosa. El artículo se titula "¿Por qué el mundo del ECM insiste en hacer dependiente al cliente?".

En este artículo, José Luis se refiere a uno de los déficits a los que se enfrenta nuestra industria, que sigue sin dar suficientemente autonomía a los usaurios.

"Desde la década de los 80’s en los que aparecieron los primeros DMS –Document Management Systems- los fabricantes de software ECM hemos seguido las mismas prácticas.

Un proyecto de ECM requiere al menos una semana –e incluso meses- de consultoría, desarrollos, despliegues en preproducción, despliegue en producción, migración, y socialización con los usuarios finalmente. En todo este proceso el cliente tiene un papel pasivo, tiene que esperar a que pase todo este proceso –meses con toda probabilidad- para poder hacer uso del sistema.

En este proceso de meses, nos encontramos con problemas como:


A) El cliente cambia los requerimientos

Algo de esperar, si se tiene en cuenta que el cliente no tiene un contacto real con el software y que es imposible –por mucho trabajo de pre-venta y consultoría que se haga- que el cliente pueda definir todas las minucias de lo que necesita en su devenir diario. Esas minucias se las va a ir encontrando en la marcha, cuando los usuarios se encuentren frente al software y se den cuenta de si es más fácil o no trabajar con la nueva herramienta que como lo hacían en el pasado.

También irán apareciendo estos nuevos requisitos o cambios simplemente porque el cliente recuerda algo que no había tenido en cuenta antes.

Lo que quiero decir es que esto es algo casi imposible de evitar y tanto para los vendedores del software como para el cliente esto se convierte en problemático porque cambia los tiempos, los plazos, las inversiones. Y es así porque el software disponible en la actualidad no está hecho para que los cambios sean realizados de forma rápida, requieren por ejemplo:


  1. Modificaciones del código
  2. Paradas del servidor porque no toma los cambios en caliente
  3. Limitaciones en el proceso de testeo y corrección.
En este escenario que describo, el cliente vuelve a tener un papel pasivo, tiene que esperar a que estos cambios se hagan para finalmente decidir si están o no bien hechos, si era lo que necesitaba o no.

Lo peor es que a veces es terriblemente complicado explicarle al cliente porque para nosotros son tan costosos los pequeños cambios que sugiere cuando ¡él lo único que está pidiendo es un metadato más!

B) Los usuarios finales no encuentran valor en el producto

Uno de los problemas más tristes y más graves con los que los vendedores y fabricantes de software ECM nos podemos encontrar es que cuando llega la prueba de fuego, es decir, cuando ponemos el software frente a usuarios finales, estos simplemente no llegan a usar el producto.
 

Esto pasa por múltiples razones:


  • Están cómodos trabajando de la vieja manera y cuesta moverlos al cambio 
  • El software ECM ha sido planteado como un software de gestión, no como algo que realmente quite trabajo a los usuarios, lo que les desincentiva a probar.
  • Problemas de usabilidad (demasiados campos que rellenar, demasiados clics, sistema complejo de organización de los documentos, etc.)
Limar esta fricción en el uso de la herramienta en la mayoría de casos se aborda mediante formación, pero cuando no es suficiente con formación, nos damos cuenta de que hay que hacer cambios en la herramienta y estos cambios nos llevan a la situación que describía en el apartado anterior.


Conclusión: Proyectos inacabables en los que el cliente y sus usuarios finales tienen un papel absolutamente pasivo.

Y ahora os pregunto yo. ¿Por qué el cliente y sus usuarios no pueden ir haciendo ellos mismos sus cambios sobre la marcha?

¿Por qué si quieren un nuevo metadato no se lo crean ellos mismos?

¿Por qué si necesitan un nuevo tipo documental no se lo hacen en un momento?

¿Por qué no pueden empezar a trabajar con el software desde el mismo minuto en que se aprueba el proyecto?

La respuesta para todas las preguntas anteriores: PORQUE NO PUEDEN. 


Porque el software ECM ha sido diseñado para que el cliente siempre dependa de un perfil técnico interno o externo.
En un mundo cloud en el que vivimos, en el que poner en marcha una herramienta no lleva más de un día y lo pueden hacer directamente los usuarios, este modelo con el que seguimos trabajando los fabricantes ECM resulta simplemente incomprensible para el cliente.

Es momento de comprender que el software ECM actual le lleva unos 5 años de retraso al mercado. Es momento de tirar a la basura si hace falta el modelo con el que venimos trabajando, por más duro que esto pueda sonar.


Por:
José Luis de la Rosa
CEO de Athento.
"


Volotea -una de las Aerolíneas Europeas de Mayor Crecimiento- ya Gestiona sus Documentos con Athento

jueves, 7 de mayo de 2015

Demostraciones de producto en Mayo

Desde hace un poco menos de un mes hemos empezado a hacer demostraciones semanales de Athento. Estas son demostraciones cortitas en las que podéis ver la funcionalidad de nuestras aplicaciones y hacer todas las preguntas que se os ocurran.

Para que podáis elegir la fecha que más os conviene, os dejo con un calendario de demostraciones de producto y sus enlaces para que os apuntéis.

Demostraciones de Athento ECM (Gestión Documental)

Estas demostraciones son todos los miércoles cada semana.

Demostraciones de Athento Smart Engine (Captura de Documentos)

Estas demostraciones de producto son los días lunes cada semana.

Esperamos que nos acompañéis :) Descarga el caso de gestión documental en el metro de málaga

martes, 5 de mayo de 2015

Calendario de Webinars de Gestión y Captura de Documentos en Mayo 2015

Como todos los meses, volvemos con dos webinars para tratar temáticas específicas de gestión de documentos y de captura de documentos. Recordad que estos webinars son gratuitos, abiertos y en español.

Webinar: Flujos de Trabajo ¿Cómo hacer más eficiente nuestro trabajo?

Procedimentar muchas de nuestras labores diarias y asegurarnos de que se cumplan paso a paso es uno de los elementos claves para lograr que el trabajo de nuestros equipos sea más eficiente. Los flujos de trabajo son una herramienta que nos permite homogenizar la forma en la que llevamos a cabo nuestros procesos diarios de trabajo. En este webinar veremos:
  • Buenas prácticas a la hora de definir flujos de trabajo
  • Flujos de trabajo y gestión documental
  • Tipos de flujos de trabajo disponibles en Athento
Veremos además, una demostración en vivo de cómo funcionan los flujos de trabajo en Athento.

Fecha:  19 de Mayo de 2015
Hora: 17 horas  (CEST)
Página de Registro: http://go.athento.com/flujos-de-trabajo-y-como-hacer-eficiente-nuestro-trabajo-diario-con-documentos

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Webinar: Gestión y Captura de datos de facturas en Cloud

Las facturas continúan siendo uno de los tipos documentales más usados por las empresas en cualquier lugar del mundo. Además, las empresas suelen recibir un volumen elevado de las mismas, lo que dificulta su rápida recuperación y gestión. En este webinar veremos cómo es posible:
  • Extraer datos de facturas de forma automática
  • Catalogar y archivar las facturas sin la intervención de personas
  • Ejecutar flujos de revisión y aprobación de facturas
Veremos una demostración en vivo de Athento y sus módulos de captura y gestión de documentos. Además, veremos cómo es posible realizar esta automatización de facturas en cloud y sin grandes
inversiones tecnológicas.

Fecha:  28 de Mayo de 2015
Hora: 17 horas  (CEST)
Página de Registro: http://go.athento.com/gestion-y-captura-de-datos-de-facturas-en-cloud


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Descarga el caso de gestión documental en el metro de málaga

lunes, 4 de mayo de 2015

Acceder a los documentos en Athento ECM desde dispositivos móviles

Hoy me gustaría compartir con vosotros una aplicación para móviles que podéis usar para acceder a los documentos que tenéis en Athento ECM Cloud.
La aplicación se llama CMIS-Navigator.

Esta aplicación básicamente nos permite:
  • Navegar por tus carpetas en el gestor documental
  • Previsualizar ficheros en el gestor documental 
  • Y en el caso de iPhone, nos permite enviar documentos por email en forma de enlace o el fichero completo. 
He hecho rápidamente este vídeo con mi teléfono para que veais cómo funciona.

CMIS Navigator está disponible para Android y iPhone y lo mejor, es gratis :).

Os dejo un enlace a nuestra documentación para que sepáis cómo configurarla: Configurar CMIS Navigator para acceder a Athento ECM.


Prueba 30 días gratis Athento

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