Hace poco estuve en una formación a unos funcionarios de una institución pública en Colombia. Al comenzar la formación sobre cómo usar el nuevo software de gestión documental –Athento-, lo primero que quise hacer fue tratar las razones por las que como trabajadores de la información debemos dar un paso al frente y asumir que el cambio no sólo es necesario, sino que además es bueno. Es muy común que no queramos cambiar. Nos hemos acostumbrado a trabajar en papel, tenemos dominada la parte que nos toca hacer, y el cambio nos parece una cuesta arriba que no queremos empezar: aprender una nueva herramienta, empezar a usarla, esperar que la herramienta no nos de problemas, etc., son algunos de los argumentos que nos ponemos como obstáculo a asumir esos nuevos cambios en nuestra forma de trabajar. Pero trabajar con un sistema de gestión documental nos va a permitir superar otros escollos más serios y que no sólo afectan la manera en la que nosotros trabajamos sino la propia capacidad de las empresas y entidades para hacer frente al futuro.
Vamos a ver algunas de las razones por las que digo que ese cambio es bueno y que son las razones muchas veces latentes para adquirir un sistema electrónico de gestión de documentos:
- La información es vulnerable: Muchas instituciones tienen toda su información histórica en papel. Ahí yace todo el conocimiento de la organización, en almacenes repletos de carpetas y toneladas de papel. ¿Qué pasa si ocurre un incendio o una inundación? Hay cosas que los seguros no pueden reponer, y tal vez la más importante después de las vidas humanas, sea toda la información que durante años acumula una organización.
- La información en papel no sirve para tomar decisiones: La información en papel tiene un problema muy importante y es que no se puede procesar. No podemos fácilmente obtener datos que nos ayude a hacer previsiones o a tomar decisiones. Es decir, la información está allí, pero está inaccesible a nivel corporativo para explotarla. Prácticamente, sólo está disponible para consulta.
- Las herramientas hacen más fácil nuestro trabajo: Cuando las empresas u organismos asumen la adquisición de una herramienta no es pensando que sus empleados trabajen más, es pensando que trabajen mejor. Las herramientas de gestión documental nos va a permitir reducir tiempos, por ejemplo, el tiempo que nos tardamos buscando información o haciendo llegar documentos a las personas que tienen que recibirlos.
- La vieja manera de trabajar nos cuesta dinero: Es increíble el dinero que trabajar en papel nos cuesta. Algunas empresas tienen costes enormes de logística (para mover documentación de un lado a otro), de almacenamiento físico, de impresión, etc. Este dinero se convierte en un coste fijo y en un dinero que se tira a la basura, porque no tiene incidencia directa en nuestro negocio.
- No es tan difícil :) : Por último, y para aquellos que tienen un poco de temor de trabajar con una herramienta, sólo puedo deciros que los ingenieros detrás de software como Athento se preocupan mucho por ellos. Hacen un gran esfuerzo para que el producto sea una herramienta fácil de manejar para usuarios de todos los tipos.
Espero que os sirva :)
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