Mi visión personal sobre el ECMNext (Parte 1)

Hoy quiero comentar con vosotros un whitepaper publicado por Digital Clarity Group y patrocinado por Box, una herramienta de FileSharing que siempre ha tenido una clara apuesta por el mercado Enterprise a diferencia de otros proveedores de este tipo de aplicaciones.

El nombre del informe captó mi atención de inmediato: ECMNext.

En este whitepaper se explican los problemas por los que los proveedores clásicos de gestión documental y ECM no suplen las necesidades de los usuarios actuales; pero más importante, en este informe se defiende que serán las aplicaciones de FileSharing y Colaboración (EFSS – Enterprise File Sync and Share) las que llenen esos vacíos del ECM y se conviertan en la nueva generación del ECM, reemplazando a herramientas como OpenText, Documentum, SharePoint, etc.

Voy a explicar un poco las tesis defendidas por Chris Walker en ECMNext y os daré mi propia valoración. Vamos a dividir este análisis en cada una de las dos ideas que se defienden en el texto.

“The Challenges of Legacy ECM” – “Los Retos del ECM Tradicional”

Walker argumenta que las herramientas de ECM no llegan a conseguir las tasas de adopción esperadas porque son construidas como sistemas de archivo y no como sistemas que “enganchen” al usuario del modo en el que lo hacen las aplicaciones a las que están acostumbrados.

“In addition to things such as cost, content silos, and long deployment timelines, legacy ECM systems did not provide anticipated benefits because adoption rates were low. Legacy ECM systems are built as systems of record (SOR), not systems of engagement (SOE): i.e., they were built for the content management equivalent of bean counters, not for the people that have to work with the content on a daily basis.”

Sumando a los problemas de uso, este consultor resalta los problemas de negocio que suelen traer consigo los proyectos ECM:

• Costes en licencias, implantaciones y soporte de un software que al final la gente no termina de usar.
• Costes en tiempo y dinero en los que se incurre para ver cómo quedaría el software en caso de comprarlo (pilotos y pruebas de concepto).
• Inversión necesaria de tiempo de los empleados en aprender a utilizar las herramientas. Es decir, falta de un aprendizaje natural por parte de los usuarios.
• Implantaciones y despliegues que se dilatan excesivamente en el tiempo.

“Organizations spent millions of dollars on licenses, maintenance, support, and implementation just to have the majority of what they purchased end up as shelfware. ECM pilots and proofs-of-concept could easily take 3 months duration or more3 to deploy and incur well in excess of $350K in external consulting fees. In addition to funds paid to vendors and consultants, there are internal costs to consider. Staff need to be engaged in the projects, taking them away from their day-to-day work, and they need to be trained on the new tools and processes. Infrastructure, whether owned, leased, or hosted needs to be planned for and procured. Enterprise ECM deployments can take, quite literally, years.”

Creo que quien trabaje en esto sabe que este hombre no está diciendo nada descabellado, así como creo que –y me alegro de ello- que cada vez más gente está pidiendo que paremos de asumir que esto es lo “natural” en ECM. No tiene que ser así.

Tenemos retos en el mundo del Enterprise Content Management que no podemos tardar mucho más en enfrentar, por ejemplo:

• Debemos dejar de hacer dependiente al cliente que emprende un proyecto de gestión documental.
• Necesitamos conseguir herramientas más autónomas que nos ahorren trabajo y que aprendan de su interacción con nosotros
• Necesitamos aceptar que el cloud es una opción que va democratizar el uso del Enterprise Content Management y que su filosofía nos obligará a hacer las aplicaciones más flexibles y el delivery más rápido

En la próxima entrada veremos la segunda idea que explica Walker en ECMNext: “The Next Generation of Enterprise Content Management” – “La Nueva Generación del Enterprise Content Management”: Las aplicaciones de File Sharing y File Sync van a convertirse en la nueva generación del ECM.  

 Publicado originalmente por José Luis de la Rosa en LinkedIN: https://www.linkedin.com/pulse/mi-visi%C3%B3n-personal-sobre-el-ecmnext-parte-1-jos%C3%A9-luis-de-la-rosa?trk=prof-post

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