Mi visión personal sobre el ECMNext (Parte 3)

Continúo con mi disertación acerca del whitepaper patrocinado por Box: NextECM. En la primera parte de este artículo estudiamos aquellos vacíos que el ECM tradicional no ha sabido llenar, y en la segunda parte, repasamos la idea de Walker acerca de que las aplicaciones de Enterprise File Sync and Share (EFSS) van a ser la nueva generación del ECM.

En esa segunda parte os adelantaba también que difería del autor en algunas cosas. Me dispongo pues a explicaros por qué no estoy del todo de acuerdo con Walker.

Querer abordar el problema de la adopción del software sólo desde la facilidad de uso

Sin duda, las características de las aplicaciones EFSS son tremendamente atractivas para los usuarios y eso afecta a las tasas de adopción de unas tecnologías frente a otras. Los usuarios se sienten más cómodos trabajando con estas aplicaciones que con el típico software empresarial. Interfaces bonitas y fáciles de usar, sin duda, ayudan a vencer la resistencia al cambio cuando introducimos una nueva herramienta en el día a día de los usuarios.

Walker también menciona el tema de los deployments eternos en el software ECM tradicional frente a la facilidad y rapidez de delivery de las aplicaciones EFSS, lo cual sin duda es un guiño gigante para los departamentos de IT y un ahorro de costes muy importante frente a la vieja forma de hacer las cosas.

No obstante, a mi juicio, nos estamos dejando una parte importante fuera. Los objetivos de la gente de negocio. Cuando un área (o una empresa a nivel corporativo) piensa implementar una herramienta ECM lo que está buscando no es solamente encontrar un repositorio digital para sus documentos. Eso pueden seguir haciéndolo compartiendo servidores de ficheros en red como ya lo hacen muchos. Se tardarán más o menos en encontrar lo que buscan, pero lo tienen allí, compartido y en digital. La gente de negocio ve por el negocio y lo que buscan es básicamente esa palabra que estamos todos hartos de escuchar: eficiencia.

Buscan que el trabajo que hacen los empleados hoy en día se haga en menos tiempo y con menos recursos. Esto no se consigue sólo con interfaces bonitas y deployments veloces. La facilidad de uso es una parte de ese todo que requiere la búsqueda de la eficiencia. ¿Qué más se necesita? Algunas ideas:

• Eliminar tareas manuales que el software puede hacer: Este es el principal punto a tener en cuenta, a mi juicio. Es importante conseguir automatizar con software ECM tareas sin valor, como el archivado manual, etiquetados manuales, clasificación manual, entrada de datos manual, etc. De este modo conseguimos impactos directos a nivel económico. No se trata sólo de que el usuario haga más fácilmente su trabajo, sino que además debemos quitarle trabajo.

• Facilitar la configuración de la herramienta por el propio cliente: Esta idea ya la he explorado en artículos anteriores. Debemos quitar la dependencia que el cliente tiene de intermediarios o de fabricantes ECM a la hora de configurar la herramienta para que responda a sus necesidades particulares. No se trata de poner al cliente a programar (como se ha entendido en muchas ocasiones) sino precisamente de que no se necesite programar.

• Reutilizar trabajo: En el siguiente apartado estudiaremos más a fondo esta idea, pero aquí me refiero a los Mapas de la Gestión Documental, o herramientas, contenidos, y guías que podamos extrapolar de un proyecto a otro ahorrándole trabajo a los clientes.

Ignorar la capacidad de sobreponerse de la industria del ECM

El mundo del software es un mundo maravilloso. En él, a veces, el software en sí mismo es lo que menos importa. Importan la visión, la experiencia y otras cosas mucho más que el software en sí mismo. Una empresa de software puede decidir tirar a la basura un desarrollo de años y volver a re-implementarlo completamente tardando un cuarto del tiempo que invirtió en el software original. ¿Por qué? Porque el software, señores, no es más que líneas de código. Aquí lo que vale más no es hacerlo, sino saber cómo hacerlo.

Aquí es donde me parece que Walker subestima a los grandes del ECM. Puede que hayan sido lentos en llegar a la conclusión de que el ECM necesita un cambio, o, tal vez, lo descubrieron mucho antes que el resto pero trataron de conservar el modelo de negocio que traían. Ahora están cortos de tiempo, pero no de conocimiento y experiencia. O sino que le pregunten a EMC que con su nuevo “Project Horizon” da la espalda a Documentum y se embarca en una nueva aventura guiada por los preceptos del cloud y del on-demand.

El software ECM tradicional bien puede llevar unos cinco años de retraso con respecto a las necesidades de los usuarios como defendía en entradas anteriores, pero no debemos olvidar, que como contrapartida tiene al menos 25 años de experiencia haciendo software ECM y ese es un punto a considerar cuando descubramos por fin quienes se convierten en la 6ta era del ECM.

Ese conocimiento deberá ser puesto en cosas como construir mapas y sistemas GPS para la gestión documental, consiguiendo que los clientes tengan más cosas out-of-the-box como tipos documentales o flujos de trabajo, y menos necesidad de acometer desarrollos.

El tiempo le dará la razón al señor Walker, a mí o a otros. En cualquier caso, me alegra ver que ya tenemos un debate abierto sobre el futuro del ECM y tanta variedad de interlocutores sólo puede enriquecer las decisiones que se tomen para delinear el futuro de esta industria.

Publicado originalmente por José Luis de la Rosa en LinkedIN: https://www.linkedin.com/pulse/mi-visi%C3%B3n-personal-sobre-el-ecmnext-parte-3-jos%C3%A9-luis-de-la-rosa

Mi visión personal sobre el ECMNext (Parte 1)
Mi visión personal sobre el ECMNext (Parte 2)
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