Os comentaba en la primera parte de esta serie de artículos, que hoy en día la aprobación y contabilización de facturas puede resolverse tecnológicamente. Que, de hecho, Athento Smart Engine ayuda en la actualidad a empresas de diversos sectores con la gestión de facturas.
En esta segunda parte, quisiera centrarme en los retos que, no obstante, la gestión de facturas sigue representando para nosotros los fabricantes de software de captura de documentos.
El primero de estos retos es la falta de uniformidad en las facturas. Aunque en apariencia, todas las facturas son iguales a los ojos de los humanos, a los procesadores de los ordenadores no lo son tanto.
“No existe un formato uniforme de factura, ya que cada empresa diseña sus propias facturas. Si bien los datos son los mismos y en muchos casos están regulados por la Ley, no así la posición en la que aparecen los datos, lo que dificulta la capacidad del software de encontrar el dato.”
Iniciativas gubernamentales han tratado de solventar este problema con las facturas que nacen en digital, en España, por ejemplo, tenemos formatos como Facturae. En este vídeo se puede ver cómo Athento ECM lee el formato Facturae. El problema lo tenemos con las facturas que son escaneadas, o que aun naciendo en digital no cuentan con un formato estructurado estándar.
Aquí no acaban los retos que las facturas nos presentan. Otro problema frecuente es que si bien todos los datos como fechas o monedas deben tener el mismo formato en el software contable, dicho formato varía en las facturas origen. Por ejemplo, un proveedor puede utilizar guiones en lugar de barras para separar los dígitos de la fecha, o incluso, colocar las fechas en letras. Las personas sabemos interpretar estos escenarios y traducir para el software contable estos datos, pero las máquinas a día de hoy no tienen la autonomía o inteligencia para tomar estas decisiones, hay que enseñarles las reglas y conseguir que sigan aprendiendo a medida que aumenta la experiencia.
“Las máquinas a día de hoy no tienen la autonomía o inteligencia para tomar estas decisiones, hay que enseñarles las reglas y conseguir que sigan aprendiendo a medida que aumenta la experiencia.”
Pero quizás el reto más complejo de las facturas vuelva a estar en la extracción de datos. Las herramientas de captura de documentos, basan su forma de extraer datos y clasificar documentos en templates o plantillas de documentos. Esto nos obliga en muchos casos a tener una plantilla por cada proveedor (o incluso varias por proveedor). Una empresa de 10 empleados tiene una media de 120 proveedores, es decir, esta empresa necesitaría definir 120 modelos de facturas.
De modo que la configuración de los parámetros de extracción y clasificación es una tarea compleja que se incrementa de forma exponencial con el número de facturas que maneja una empresa. La tecnología debe pues avanzar hacia ser capaz de autogenerar sus propias plantillas, sugiriendo a los usuarios como reconocer un tipo documental y tratando de encontrar dentro del documento sin intervención del usuario los datos que debe extraer. Así mismo, la problemática de las facturas requiere que las máquinas sean capaces de interpretar distintos formatos de datos y transformarlos, de la misma manera que lo hacemos los humanos.
Al anterior cóctel de retos, hemos de sumarle que las soluciones han de ser user-friendly, de fácil comprensión y uso para usuarios que trabajen con facturas y que, con bastante probabilidad, no sean usuarios técnicos.
Publicado originalmente por José Luis de la Rosa en LinkedIn: https://www.linkedin.com/pulse/el-reto-tecnol%C3%B3gico-de-la-gesti%C3%B3n-facturas-parte-2-de-la-rosa?trk=mp-author-card
No hay comentarios:
Publicar un comentario