Cómo usar los Metadatos de una forma eficiente en nuestra empresa

Los metadatos convierten la información en un activo

Los metadatos describen distintos aspectos de cada pieza de información -el tipo de información (un texto, una hoja de cálculo, un gráfico o una foto, entre otros), su autor, la fecha en la que se creó o quién puede leerla y/o editarla- para mejorar la usabilidad de esa información a lo largo de su ciclo de vida. Un etiquetado bien definido y consistente de los contenidos que se gestionan en el seno de las organizaciones contribuye a mejorar la facilidad y eficacia en las búsquedas y la capacidad para poder gestionar esos contenidos. 

Sin embargo, a pesar de los beneficios de los metadatos, muchas organizaciones siguen encontrándolos poco prácticos. Incluso aquellas organizaciones que están convencidas del valor de los metadatos. titubean a la hora de introducirlos en sus empresas. La complejidad, el coste y el tiempo de dedicación que implica el uso de metadatos son argumentos frecuentes que suelen prevalecer frente a un ROI que no sólo es difícil de articular sino mucho más de medir. De modo que las organizaciones han pasado del planteamiento inicial de ¿Qué son los metadatos? o ¿Por qué debemos tener en cuenta los metadatos? a preguntarse ¿Cómo podemos usar los metadatos de una forma eficiente en nuestra empresa?

Aunque el tiempo y el coste de la creación y mantenimiento de los metadatos que identifican y dan valor a la información son retos que no pueden eliminarse completamente ahora mismo, sí que es posible reducirlos lo suficientemente para hacer los metadatos prácticos y rentables. La clave está en el etiquetado automatizado y asistido de la información. 

La opciones disponibles para esa agilización en el uso de los metadatos van desde mecanismos basados en reglas simples a avanzados sistemas de procesamiento semántico proporcionados por herramientas con autonomía para razonar y aprender.

En Athento llevamos años trabajando para ayudar a organizaciones de todos los tamaños a que puedan gestionar y usar su información para añadir valor a sus procesos y a sus clientes. Por esto, nuestros clientes trabajan con tecnología que les permite:

• Extraer de forma automática sus metadatos.
• El reconocimiento, la clasificación y el etiquetado automático de documentos. 
• Trabajar con un sistema que usa la experiencia para razonar y auto-aprender a extraer metadatos, reconocer y clasificar documentos. 

En el siguiente vídeo podéis ver cómo extraer metadatos y autoclasificar documentos con Athento SE.

Demo de Athento - Gestión Documental Inteligente from Athento on Vimeo.