Cómo generar un documento desde el gestor documental mapeando metadatos en una plantilla. ~ Blog de Gestión Documental y Captura Inteligente

Introducción

En la propia definición de la gestión documental acostumbramos pensar un documento como un fichero o archivo (digital). El documento sin embargo, se compone además, de toda la información adicional a la que denominamos metadatos o propiedades del documento. Estos metadatos son parte de lo que se denomina técnicamente el corpus del documento.

El objetivo que pretendemos con esta funcionalidad es construir el contenido del documento -fichero o archivo- a partir de su propio corpus. Por ejemplo, generar diferentes archivos PDF de un contrato diferenciando el cliente u organismo donde queramos presentarlo, o bien, generar un archivo Word que pueda ser editado posteriormente. Todo este proceso de generación de diferentes contenidos se realiza mediante el uso de plantillas (ingl. templates) asociadas al propio documento.

En otras palabras, podemos definir plantillas que serán rellenadas o completadas con los metadatos almacenados en Athento para generar un archivo o fichero PDF.

¿Cómo funciona?

A continuación vamos a mostrar un ejemplo completo, desde la edición de documento de tipo Contrato, hasta la generación de representaciones de su contenido con las plantillas asociadas.

Vamos a considerar un documento de tipo Contrato donde vamos a modificar sus metadatos para completar toda su información.

Edición de metadatos de un documento

Cuando guardamos el documento vemos como, sin aún tener el propio archivo de contrato, ya tenemos su definición con los valores. Adicionalmente, podemos observar que estos valores tienen distintos formatos: texto, fechas, valores numéricos, etc. que son tratados internamente por el gestor documental para su posible búsqueda, su clasificación, categorización, asociación a flujos de trabajo, etc.

Visualización de los metadatos de un documento Contrato

Crear una plantilla (template)

Para crear un plantilla para nuestro tipo documental Contrato tenemos que crear un nuevo tipo documental de tipo Template.

Una buena práctica puede ser establecer una ruta común para crear todas nuestras plantillas dentro del gestor documental, en nuestro caso, lo creamos en el espacio de trabajo "Mis plantillas".

Crear una nueva plantilla como documento Template

En el campo del contenido de la plantilla, vamos a generar un archivo ofimático PlantillaContrato.odt donde diseñaremos el "cómo será" nuestro Contrato generado.

Mostramos un ejemplo de diseño,

Para incluir los valores de los metadatos del documento contrato "Contrato ejemplo" que creamos al principio, debemos introducir campos de sustitución con patrones concretos. Estos patrones tienen el formato:

${doc.metadato} ó ${doc['esquema:metadato']}

donde metadato hace referencia al nombre en la definición del corpus del documento. Por defecto, todos los documentos del sistema contienen metadatos básicos, como por ejemplo:

dc:title: título del documento.
dc:description: descripción del documento
dc:modified: Fecha última modificación
id: es el identificador del documento
versionLabel: es la versión actual del documento
etc.

Si queremos sustituir de la definición del corpus del documento ideado y creado por nosotros, simplemente tendremos que colocar el valor del metadato dentro del patrón ${...}. Para nuestro caso con nuestro tipo documental Contrato, mostramos a continuación algunos valores que hemos usado en la primera página de nuestra plantilla PlantillaContrato.odt.

contrato:tipo: es el tipo del contrato
contrato:precio: es el precio del contrato
contrato:responsableAutor: es el responsable asignado al contrato
etc.

Además de estos valores relativos al documento, pueden incluirse valores adicionales que pueden ser reemplazados en la plantilla, como por ejemplo:

auditEntries, donde se puede ver todo el listado de cambios realizados sobre el documento.

Básicamente, lo que técnicamente estamos visualizando es un reemplazo de patrones por parámetros dentro de mapa de valores preparados para la sustitución.

Asociando la plantilla al documento

Para asociar una plantilla a un documento podemos hacerlo en la creación del documento, donde nos dará a elegir la plantilla existente; o bien, para los documentos que ya fueron creados en el gestor documental, contamos con la asociación mediante el icono que localizamos en la parte superior derecha del gestor documental, y en el que mostrará un popup con la posibilidad de elegir una plantilla:

Icono de asociación de plantilla a documento

Localización del icono de asociación de plantilla (arriba a la derecha)

Popup con la elección de la plantilla

Generando el documento desde la plantilla

Tras haber creado el documento con una plantilla, o bien, haberla asociado a un documento existente, contaremos con la opción de generar el documento basado en la plantilla disponible. Es importante destacar que podemos añadir varias plantillas para un tipo documental y con ello generar distintas representaciones, por ejemplo, generar un PDF o archivo .ODT o .DOCX según necesitemos.

A continuación, mostramos como hemos añadido una nueva plantilla para representar nuestro Contrato en PDF. La plantilla la hemos llamado Plantilla Contrato PDF.

Plantillas asociadas al documento

Resultado para la plantilla

Para finalizar, mostramos el resultado de nuestro documento "Contrato Ejemplo" generado desde la plantilla "Plantilla contrato" con archivo PlantillaContrato.odt,