Casos de Uso de Códigos de Barras y QRs en Gestión Documental

En esta entrada vamos a ver cómo usar códigos de barras y códigos QR para automatizar tareas de gestión documental y captura de documentos.

Athento SE es capaz de leer códigos QR y de barras durante la carga de documentos, estos códigos pueden ser utilizados para:

• Contener datos a contrastar con el contenido del documento. Por ejemplo, que el código QR contiene el número de DNI de una persona y se utiliza para ver si alguna de las páginas identificadas como DNI contiene dicho número. Esta práctica puede ser usada por ejemplo en casos de prevención de fraude.
• Contener un identificador que permite obtener datos de una BBDD que son importados a Athento como metadatos y usados en el proceso de validación.

Los códigos de barras y QR son en estos casos generados fuera de Athento que los lee y los utiliza en tareas de validación y/o extracción de datos.

Lo positivo de usar códigos QR/barras es que en caso de buena calidad de los documentos (códigos legibles) la calidad de la extracción puede ser de un 100%. Se recomienda que los códigos QR contengan la menor cantidad de información posible tales como identificadores que luego permitan consultar, a partir de éstos, los datos en una BBDD.

Además, en algunos casos, los clientes pueden usar varios tipos de código, por ejemplo, un código PDF417 para incluir gran cantidad de datos y un código de barras (en otra posición distinta del documento) para que, en caso de error en el primer código, se pueda seguir avanzando en el tratamiento del documento.

Athento dispone actualmente de tres motores integrados para la lectura de códigos de barras y códigos QR (así como códigos 1D, 2D, UPC, EAN, Código 128, Data Matrix, PDF-417, etc.)

La lectura de los códigos puede hacerse sobre un documento completo o directamente definiendo un metadato. En el caso de que sea un metadato puede encontrarse en una posición concreta o ser buscado mediante un algoritmo de similitud (template matching) en todo el documento.

 

De este tema ya habíamos hablado en artículos anteriores.

Pero el uso de los códigos de barras en captura de documentos no sólo se limita a la extracción y validación de códigos QR y de barras.

Athento SE puede generar códigos de barras (PDF417) y códigos QR:

Básicamente, lo que el software hace es exportar los metadatos del documento en forma de códigos QR o de barras. ¿Para qué nos sirve esto? A continuación algunos casos de uso:

1. Registro de Entrada: Cuando requerimos por ejemplo que alguien se lleve una copia del documento para que quede constancia de que ha iniciado un trámite o de que se ha recibido una factura que debe ser pagada, es posible imprimir el código de barras sobre la copia que se entrega al solicitante (directamente sobre el documento o a modo de pegatina). En ese código de barras podemos incluir la fecha y hora de recepción y demás datos que queramos incluir.
2. Digitalización diferida de documentos: Por ejemplo, queremos asociar documentación de un mismo expediente recibidos en momentos temporales distintos. O queremos crear el registro del documento en el sistema, pero los documentos se digitalizan en un proceso centralizado que requiere una subida masiva de documentos al sistema.

En el caso de este segundo del punto 2, el proceso funcionaría de la siguiente manera:

1. Se crea el documento en el sistema sin tener aún su contenido digitalizado.
2. Las personas encargadas de su gestión podrán introducir de forma manual los metadatos de los documentos de forma rápida. 
3. El sistema generará un código de barras o código de QR que se imprimirá como una pegatina y se pegará sobre el documento en papel. Este código contendrá un número identificador del documento. 
4. Los documentos se escanearán de forma desatendida y mediante el código QR o de barras, el sistema hará un matching entre el documento creado en el sistema y su contenido digital recientemente escaneado.