El futuro de la gestión documental está en el Cloud

En el artículo "El mercado ECM y un mejor camino hacia el cloud", nuestro CEO analizó hace un año algunos de los obstáculos con los que las empresas se encontraban a la hora de gestionar sus documentos en la nube y cómo aún no se habían resuelto todas las necesidades de los usuarios. 

La gestión de contenidos empresariales en la nube se ha convertido en una opción cada vez más atractiva para las empresas cuyos empleados se encuentran distribuidos en distintas localizaciones y necesitan acceder a la información en cualquier lugar y en cualquier momento. 

De hecho, en los últimos años, el mercado del ECM había visto como algunos de sus potenciales clientes se habían decantado por aplicaciones de file-sharing por su fácil acceso a la información, facilidad de uso y posibilidad de trabajo colaborativo. De modo que la dificultad de uso y acceso a la información ha hecho que otro tipo de productos ganen espacio que antes pertenecía a las plataformas ECM. 

Sin embargo, los proveedores de software ECM hemos tomado nota y estamos comenzando a construir la tecnología para la gestión de contenidos empresariales del futuro. A medida que han proliferado los dispositivos móviles, las redes sociales y el cloud computing, se han producido importantes cambios en la forma de hacer software ECM empezando a satisfacer las necesidades de los usuarios, donde la perspectiva más prometedora es la nube. 

En ese artículo que os mencionaba más arriba, José Luis de la Rosa, terminaba ese artículo diciendo "será cuestión de tiempo que el mundo del ECM dé ese giro que lleva retrasando tanto tiempo". Pues bien, ese momento está llegando.

En la siguiente gráfica de la AIIM, vemos cuáles son las principales razones para adoptar ECM en modalidad cloud. Destacamos las 4 primeras:

1. Reducción de costes.
2. Mejora de acceso a la documentación (ya no tenemos limitado el acceso a nuestras instalaciones).
3. Mejora del acceso móvil con colaboradores externos.
4. Facilidad y rapidez de los proyectos ECM .

Algunas de las razones por las que para muchas empresas elegir una solución de gestión documental en la nube es una decisión obvia son las siguientes: 

Funcionalidad empresarial de gestión de documentos más fácil de usar

Las soluciones de gestión documental como Athento permiten la funcionalidad tradicional de una plataforma ECM con acceso más fácil para los usuarios que trabajan en remoto y mayor seguridad que una aplicación de file-sharing. Ofrecen un único espacio de trabajo que alberga toda la información y donde los usuarios pueden editar y compartir documentos desde cualquier lugar con toda la funcionalidad de control de versiones, flujos de trabajo de documentos y trazabilidad de los documentos. Y los datos corporativos sensibles siguen bien protegidos con todas las garantías de seguridad. También permiten la administración de registros y la recuperación de datos a través de la sincronización de archivos y la interfaz de usuario para estas aplicaciones se ha mejorado enormemente. 

En suma: ya es posible abarcar funcionalidad completa de una plataforma ECM con una mejor facilidad de uso y acceso. 

En el caso de Athento, vamos más allá y nuestros clientes también tienen disponible toda la funcionalidad avanzada de captura de Athento Smart Engine: extracción automática de datos, auto-clasificación de documentos en la nube y otra funcionalidad inteligente de análisis de las características de los documentos (colores, layouts, etc.). 

La integración con el software de negocio clave para la elección de la plataforma

Aunque este no es uno de los temas mencionados en la gráfica, es súper importante considerarlo cuando se quiere adoptar software de gestión documental en cloud.

Una barrera que hasta ahora frenaba a las empresas en la adopción de un sistema de gestión documental en la nube era la imposibilidad de integrar la gestión de documentos con otros aspectos clave del trabajo con los documentos como la gestión de facturas o con su software de negocio.

En general, las empresas buscan acabar con los silos de información. Tener toda su documentación centralizada para poder explotar la información de forma end-to-end. Esta centralización se consigue por ejemplo, delegando en el software de gestión documental la tarea de servir de repositorio al resto de aplicaciones y software de negocio.  Para esto es súper importante saber que las aplicaciones cloud de gestión documental cuentan con APIs que nos permitan integrar nuestro software con dicha aplicación (y del coste que va a suponer para nosotros hacer uso de las APIs).

En el siguiente enlace podéis ver cómo es posible con llamadas sencillas hacer operaciones como crear o consultar documentos desde Athento ECM:
https://athento.atlassian.net/wiki/pages/viewpage.action?pageId=43548711

Ahorro de costes y de la carga de trabajo que supone mantener el sistema ECM 

Otra de las ventajas que hará que las empresas se decidan por un gestor documental en la nube es el ahorro de costes tanto de implementación como de mantenimiento del sistema ECM asociados a las soluciones on-premise. 

Por un lado, las plataformas ECM en la nube se ofrecen bajo un modelo de pago por uso que supone cero inversión en hardware y una inversión inicial en el software mucho menor que en el modelo on premise. El modelo cloud ofrece la ventaja de comenzar a trabajar con el software desde el primer día sin largos periodos de implementación facilitando la adaptación de los usuarios. 

Además, no obliga a las empresas a que sus departamentos de IT sean expertos en el sistema de gestión documental ya que no tienen que realizar el mantenimiento del mismo pudiendo dedicarse a gestionar otras aplicaciones que sean clave para el negocio (en este artículo te contamos cómo funcionan las suscripciones de Athento).