Estrategias ECM en las compañías

A continuación, vamos a hacer un breve repaso sobre las aproximaciones más comunes que realizan las empresas a la hora de implementar ECM en sus organizaciones, así mismo, haremos recomendaciones sobre las mismas.

Un único sistema ECM para toda la compañía

Este es sin duda una estrategia recomendada. Tener diferentes sistemas ECM da lugar a los silos de información y estos, a su vez, impiden la explotación transversal de la información de la organización. Ahora bien, hay que hacer claridad en que cuando se implemente por primera vez un software ECM o de gestión documental, tendremos que ser cuidadosos a la hora de abordar el proyecto. A veces, quienes dirigen los proyectos tienden a ser muy ambiciosos y pretenden abarcar al mismo tiempo el paso al uso del nuevo sistema. Estos líderes de proyecto suelen encontrarse con mucha reticencia al cambio y grandes obstáculos. Nuestra recomendación es un único ECM para la organización, pero una adopción gradual y planificada que vaya teniendo en cuenta las necesidades de cada área. ¿Por dónde empezar? Mi recomendación es empezar por los procesos más dolorosos y en los que puede verse mayor beneficio con la implementación del gestor documental: Si el proyecto va bien será un testimonio interno fantástico de la valía del software, además estos usuarios estarán más prestos al cambio pues conocen las ineficiencias del proceso actual.

Un único sistema ECM como respaldo al sistema de información de la compañía

Este es un escenario igual que el anterior, pero bastante más ambicioso, porque implica que todas las herramientas tecnológicas de la organización delegan en el ECM la función de repositorio centralizado de documentos. Es decir, estamos hablando de un escenario de integración entre el gestor documental y las aplicaciones de negocio de la empresa.

Este escenario cobra cada vez más fuerza. Algunos de nuestros clientes como Páginas Amarillas cuentan con más de una decena de aplicaciones en constante interacción con el gestor documental.

¿Qué ventajas tiene esta estrategia?

• Facilita la explotación de la información porque está toda centralizada
• Simplifica la gestión de múltiples repositorios
• Permite la trazabilidad de negocio de los documentos
• Facilita la gestión de copias de seguridad y manejo de contingencias
• Evita la redundancia de datos
• Permite la normalización de la información
• Permite establecer y consolidar políticas de retención globales para la organización
• Facilita el trabajo a los usuarios, dado que sólo tienen que trabajar con una única solución.

Qué retos tiene este enfoque?

• La disponibilidad del gestor documental se vuelve crítica
• Hay una mayor exigencia del sistema a nivel de rendimiento y consumo de recursos
• Requiere un buen diseño de las integraciones.

Un sistema ECM para resolver un proceso de negocio

Este es un enfoque que suelen seguir muchas compañías. Se trata normalmente de digitalizar un proceso de negocio concreto que es intensivo en gestión de documentos. Por ejemplo, empresas como Barclays o Equifax gestionan en Athento el proceso de Customer Onboarding o Captación de Clientes, y FCC gestiona procedimientos legales.  Usualmente, en estos casos, el beneficio es percibido de forma más clara porque es más fácil medir el problema y su solución. Estos proyectos suelen requerir bastante customización para adaptar el gestor documental a las necesidades del proceso y en bastantes casos, requiere a las personas adaptar su forma de trabajar, por lo que hay que hacer un esfuerzo importante en formación. Lo positivo de usar el gestor documental en procesos de negocios concretos es que los cambios y eficiencias suelen ser muy notorios en cuanto a:

• Duración del proceso
•  Costes del proceso
•  Explotación de la información

La recomendación aquí es hacer un muy buen diseño de la solución y poner mucho esfuerzo en soporte y formación de usuarios.

Un sistema ECM gestionado a nivel de departamento o unidad

Este enfoque puede llevar a las empresas a terminar con diversos sistemas de gestión documental en uso. La gestión documental no se suele considerar a nivel global de la organización, sino que cada unidad o departamento trata de resolver su problema de gestión documental conforme sus tiempos y urgencias. No recomendamos el uso de esta estrategia.

Un sistema compartido por las diferentes sedes, pero al mismo tiempo diferenciado

Este suele ser un escenario común en multinacionales, grupos de empresas, lobbies, o empresas en general que tengan distintas sedes. Lo positivo de este enfoque es que permite tener toda la información corporativa centralizada, pero al mismo tiempo, sistemas ECM como Athento permiten mantener aislamiento de los datos para que los usuarios de cada sede sólo vean lo que les corresponde. Además, permite a las distintas sedes gozar de los beneficios y funcionalidad que se desarrolle para cada una de ellas. Organismos como Corporinoquia en Colombia tienen dividida su documentación por cada una de sus sedes geográficas en Athento ECM.