Qué tan críticos son los sistemas de gestión documental para las empresas en la actualidad

La AIIM junto con algunos proveedores de software de gestión de contenidos empresariales han elaborado el estudio ECM Decisions - Strategic options for managing, accesing and preserveing content en el que han preguntado a miembros de esta asociación de profesionales de la información acerca de qué tan críticos son los sistemas de gestión documental para las empresas en la actualidad. 

Cuando se acuñó el término ECM (Enterprise Content Management) hace unos 15 años, se pretendía alinear la importancia para el negocio de la gestión de contenidos no estructurados junto a los pesos pesados de las organizaciones: sistemas de Finanzas, ERP'S y CRM's.

Una forma de medir si los sistemas ECM están a la altura de otros sistemas de negocio, es medir la dependencia que la empresa tiene de tales sistemas. 

Por tanto, la primera pregunta obligada del estudio de la AIIM, era saber qué operaciones o sistemas de gestión documental consideraban críticos para el negocio. Y esto es lo que han contestado: 

Fuente: AIIM's Industry Watch: ECM Decisions-Strategic options for managing, accesing and preserving content

El primer dato importante de este estudio es que un porcentaje muy bajo, por debajo del 10%, considera que los sistemas ECM no son críticos para su negocio. De modo que para el resto, para unas u otras operaciones, gestionar de forma eficiente sus contenidos empresariales, resulta clave. 

Además, vemos como un 67% de los profesionales de la información encuestados considera crítico para sus negocios poder trabajar de forma colaborativa con trabajos en curso, un 54% considera crítico para su negocio la Gestión de Activos Digitales y un 50% considera vital el ECM como para acceso al conocimiento corporativo o para acceder a contenido de referencia. 

Muy de cerca entre las necesidades de negocio que llevan a las empresas a contar con sistemas ECM, está el uso de la funcionalidad ECM para capturar y gestionar grandes volúmenes de documentos. En el artículo Estrategias ECM en las compañías os contamos distintos enfoques con los que las empresas implementan ECM y algunas recomendaciones que os pueden resultar de utilidad. 

Por otro lado, lo cierto es que decir "crítico para el negocio" es un término un tanto difuso de lo que se puede considerar crítico o no. Así, la segunda pregunta del estudio de AIIM fue preguntar después de cuánto tiempo de una caída (inactividad) o mal funcionamiento del sistema ECM podrían producirse graves pertubaciones en la actividad del negocio y esto fue lo que contestaron los encuestados: 

Fuente: AIIM's Industry Watch: ECM Decisions-Strategic options for managing, accesing and preserving content

Un 33% de los encuestados dijo que en una hora o menos y más de la mitad de los encuestados afirmó que encontraría serias dificultades para su negocio si su sistema de gestión de contenidos empresariales estuviera fuera de acción durante más de medio día. 

Por tanto, a la luz de los resultados de este estudio, creo que podemos considerar que el ECM es a día de hoy uno de los pilares críticos a nivel de sistemas de gestión de información corporativa de las empresas de las que depende el negocio. 

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