Customización del gestor documental sin programación

En esta entrada quiero abordar cómo hoy es posible customizar el gestor documental sin programación.

Hace ya muchos meses que venimos hablando de los cambios que deben ocurrir en el mercado del ECM y la gestión documental. Nuestro CEO, José Luis de la Rosa ha tratado en profundidad problemas o retos claros del mercado ECM como por ejemplo:

• la dependencia que tienen los clientes de empresas integradoras y desarrolladores de software.
• la lentitud de los proyectos de gestión documental debido a la gran necesidad de programación y la complejidad del software actual.
• el elevado coste de los proyectos de gestión documental
• la falta de orientación a automatización de procesos del software ECM.
• el carácter excesivamente técnico de las distintas herramientas del espectro ECM.

Nuestra misión como fabricantes de software, es incorporar esta visión a Athento. En ello hemos estado trabajando. Hoy quiero mostraros los pasos que hemos ido dando en este sentido. No todos nuestros clientes están familiarizados con Athento Rhombus. Athento Rhombus es una interfaz gráfica que permite la customización del gestor documental sin necesidad de programación. Es una forma de confeccionar el Athento con el que quieres trabajar en tu día a día.

Las personas que han trabajado dentro del sector tecnológico de la gestión documental, saben que, por ejemplo, una funcionalidad tan básica como la creación de tipos documentales o formularios requiere la creación de ficheros XML, ficheros de configuración, etc. para poder funcionar. Esto hace que si los clientes de las aplicaciones de gestión documental quieren un nuevo tipo documental, tengan que recurrir a un técnico propio o externo.

Pues bien, esas son precisamente las cosas que queríamos cambiar.

Por supuesto, no somos los únicos que hemos emprendido este camino, pero sí que queríamos emprenderlo con una visión distinta. Queríamos un producto menos orientado a perfiles técnicos que Nuxeo Studio y con una curva de aprendizaje más rápida que Aikau de Alfresco. A nivel comercial, tampoco queríamos que fuera más de lo mismo, por eso Rhombus es un producto a disposición de cualquier cliente de Athento.

La creación de un tipo documental era la primera funcionalidad que debíamos poner a disposición de los clientes: Crea tu proyecto e incluye cuantos tipos documentales vayas a utilizar. Un tipo documental sencillo, como por ejemplo una factura, debería poder hacerse en menos de 5 minutos.

Con esa visión hicimos posible esta funcionalidad: un botón para crear nuevo tipo documental e ir añadiendo campos de forma fácil. Luego de crear el tipo documental, lo podemos exportar en formato ZIP e instalarlo.

My first document type in Rhombus from Athento on Vimeo.

Athento ECM está basado en Nuxeo EP y aún tenemos mucha herencia de nuestra industria en la que hemos de trabajar para hacer mejor el producto. Por ejemplo, para que el nuevo plugin (ya sea un tipo documental u otra funcionalidad) esté operativo, el core de Athento ECM y Nuxeo obliga a reiniciar la aplicación. Es decir, los plugins no los toma la aplicación en caliente.

En futuras versiones, atacaremos esta problemática, lo importante es que, hoy por hoy, un usuario sin conocimientos de programación puede crearse en 5 minutos sus formularios o tipos documentales. Podemos pues realizar la customización del gestor documental sin programación.

Esto claro, era sólo el comienzo. Teníamos que permitir el trabajo colaborativo en la customización del gestor documental, por lo que hicimos que las aplicaciones en Rhombus se puedan compartir.

Así mismo, hemos ido añadiendo a Rhombus funcionalidad que nos permitía ir más rápido en nuestros propios proyectos, por ejemplo, permitiéndonos crear y gestionar vocabularios (listas de valores que pueden tomar los metadatos) desde Rhombus.

También era vital que empezáramos a atacar uno de los problemas graves del software de gestión documental actual: la necesidad de reinicios para que la herramienta tome los cambios. Cuando se está en la fase de desarrollo, esto no pasa de ser una característica “molesta” del software, pero cuando se trabaja en ambientes empresariales en producción, el tener que reiniciar implica una serie de procedimientos y logística que no es buena ni para el cliente ni para nosotros o nuestros integradores. Por eso, ahora en Athento ECM, usando Rhombus, es posible que los parámetros de configuración se coloquen y modifiquen desde la interfaz de usuario de Athento ECM. Con Rhombus definimos que parámetros han de estar disponibles desde la interfaz.

Creo que en general, con Rhombus estamos empoderando a la figura de usuarios administradores. Pero no dándoles más trabajo, sino asegurándoles menos dependencia de equipos técnicos y haciendo que la configuración del producto sea fácil para ellos. También facilitamos que los usuarios de negocio se puedan implicar mucho más en el set up de la herramienta al simplificar tanto la configuración. Con suerte, algún día nuestros clientes no nos van a necesitar en absoluto para customizar Athento y podremos decir que es posible customizar el gestor documental al 100% sin programación.

Nos queda mucho trabajo, por ejemplo, uno de los próximos pasos será que los usuarios puedan configurarse sus propios formularios de búsqueda, utilizando los criterios que les son relevantes. Vamos también a seguir atacando el problema de los reinicios y despliegues. Queremos que desde el propio Rhombus sea posible:

• vincular el gestor documental para despliegue directo de los proyectos.
• que se puedan descargar los addons de Athento desde github, etc.

Nos queda muchísimo trabajo por hacer para empoderar a nuestros clientes, pero ya hemos empezado y con cada versión nuestros clientes van a ir disfrutando de mayor autonomía y flexibilidad.

Imagen tomada de www.pexels.com