Si bien los metadatos siempre se relacionan con búsquedas y con encontrar documentos, en el gestor documental, éstos tienen otra función clave para cualquier empresa: obtener datos del negocio.
En Athento ECM, cualquier metadato
perteneciente a un esquema dentro de un tipo documental, o lo que es lo mismo,
cualquiera de los campos que vemos y editamos cuando creamos o modificamos un
documento, es susceptibles de ser usados para obtener información agregada del
negocio que pueden aportar los documentos.
Un ejemplo claro, sería el caso
del tipo documental "Expediente". Este tipo documental tiene un metadato o campo
llamado “Estado”. Dicho campo, puede tomar los valores: Abierto, En trámite,
Resuelto de forma favorable, Denegado. El expediente también cuenta con un campo
para el año de apertura del expediente. Teniendo estos campos, ya tenemos la
posibilidad de preguntarle al gestor documental cuántos expedientes han sido
resueltos favorablemente en lo que va de 2016 y cuántos han sido denegados.
Athento ECM: Metadatos tipo documental Expediente |
En realidad, las posibilidades son infinitas en cuanto nuestros tipos documentales cuenten con los metadatos que son relevantes para el negocio, y que éstos sean rellenados de forma manual o de forma automática.
Otro ejemplo recurrente para las
empresas es querer averiguar la carga de trabajo de un determinado profesional.
Esto lo podríamos hacer si en nuestro tipo documental Solicitud de Cliente,
tuvieras un campo llamado Responsable de Solicitud. Podríamos pues preguntarle
a Athento cuántas solicitudes tiene cada uno de los responsables para ver quién
tiene la mayor carga de trabajo.
Los informes de negocio son manejados
por Athento desde el menú Búsqueda y funcionan como búsquedas predefinidas, que
cuentan con formularios con los campos disponibles en uno o varios tipos
documentales y que nos permiten construir preguntas complejas basadas sobre
metadatos al gestor documental.
Athento ECM: Ejemplo de Informe Avanzado de Negocio |
En la captura de pantalla puede verse, por ejemplo, cómo se
listan las facturas del Proveedor Vodafone que tienen como Estado “Pagado” y
como Tipo “Recibidas”.
La funcionalidad de informes permite además:
- Exportar los resultados en un fichero Excel.
- Editar metadatos de varios documentos al mismo tiempo.
- Escoger las columnas o metadatos que queremos que sean visibles.
Si buscamos aún más potencia en los informes, Athento cuenta
con una integración con Jasper
Reports.
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