Automatización del enrutamiento de contenidos

En Athento, es posible definir flujos de trabajo ligados contenidos y a otras entidades. Por ejemplo, se puede definir una cadena de automatización, para que la creación de un determinado tipo documental -por ejemplo, una solicitud de un nuevo cliente- sea un trigger o desencadenante del inicio de un flujo de trabajo determinado.

Estos flujos ya tienen una lógica de enrutamiento definida, de modo que los usuarios no tienen que configurar nada y su desencadenamiento es automático.

Definición de tareas en los flujos de trabajo

En los flujos que vienen con la plataforma, la tarea por defecto es la revisión de un documento. Sin embargo, en flujos específicos desarrollados para la plataforma, las tareas a definir pueden ser variadas:

• Completar metadatos.
• Generación de una nueva versión.
• Consultas a sistemas externos.
• Comentar.
• Transicionar entre estados.
• Cambiar el estado del ciclo de vida de un documento.
• Publicar documentos.

En realidad, es posible asociar cualquier acción que se pueda llevar a cabo dentro de la plataforma. Además, el sistema permite asociar directamente una acción nueva implementada en la plataforma.

Athento cuenta con un motor BPMN que proporciona los medios para aplicar la mayoría de los conceptos de procesos:

• Bifurcaciones (Forks).
• Unión (Merge).
• Puntos de decisión (decision).
• Ramas (branching point).
• Exclusividad (exclusivity).
• Inclusividad (inclusiveness).
• Repeticiones (looping).
• Tareas manuales.
• Tareas de integración.
• Tareas automáticas.
• Instanciación múltiple.
• Eventos.
• Objetos.
• Subprocesos.
• Joins.

Asignación de tareas en los flujos de trabajo

Existen distintos tipos de asignación de tareas:

• Manual (individual/múltiple): durante la creación del flujo el usuario define qué usuarios individuales o grupos de usuarios han de participar en el flujo.

• Automática: Flujos pre-creados normalmente tienen sus tareas asociadas a grupos, por lo que cada flujo nuevo asignará tareas automáticas a grupos de usuarios. En la siguiente captura de pantalla vemos, por ejemplo, cómo el flujo empieza en el departamento de Recursos Humanos.

Reglas de negocio en los flujos de trabajo

Es posible implementar reglas de negocio con o sin programación.

Control de estados en los flujos de trabajo

Una máquina de estados no es otra cosa que distintos estados en que pueda encontrarse un contenido, y las transiciones habilitadas entre ellos. En Athento Rhombus es posible definir estos estados, transiciones condicionadas, transiciones automáticas, etc.

En Rhombus tanto los ciclos de vida en contenidos, como la implementación de flujos de trabajo, son modelados como máquinas de estados, relacionadas entre sí.

Alarmas automatizadas y control de caducidades

Los flujos de trabajo cuentan por defecto con notificaciones automáticas que se generan en el momento de asociar los usuarios al flujo en el caso de flujos manuales. En el caso de flujos automáticos también pasa igual, pero se envían en el momento de inicio del flujo o cuando se haya establecido que se envíen las notificaciones.

En el caso del flujo paralelo con permisos permanentes, es posible que el usuario que inicie el flujo defina la fecha en la que quiere que los usuarios reciban un recordatorio de que se va a vencer la tarea.

Las notificaciones en cualquier caso, forman parte de las acciones que pueden definirse durante el diseño del flujo de trabajo.

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