Cómo las integraciones vía API ayudan a las empresas a trabajar más rápido y mejor

De acuerdo con 2015 Enterprise Mobile App Trend Report de Apperian, de media, en las empresas los empleados usan cerca de 35 aplicaciones internas distintas. Aunque estas aplicaciones ayudan a los trabajadores a desempeñar mejor sus funciones, a la larga, también terminan generando efectos colaterales: 

• Información duplicada
• Información aislada en aplicaciones
• Pérdida de trazabilidad de la información 
• Costes asociados a mantener varios repositorios 

Las empresas pueden solucionar estos problemas mediante el uso de una interfaz de programación de aplicaciones (API) para conectar aplicaciones, compartir información y crear un ecosistema digital interconectado que permite una mejor gestión del conocimiento y operaciones más eficientes. 

Hoy en día, la mayoría de aplicaciones comerciales disponen de una API. Algunas más completas que otras, pero estas APIs permiten ejecutar desde otras aplicaciones tareas o funcionalidades frecuentes.

El sistema de gestión documental es también clave en esta tarea de crear un ecosistema digital interconectado, ya que posibilita que las aplicaciones de negocio deleguen en él el almacenamiento y gestión de los documentos con los que trabajan. 

Ventajas de centralizar los documentos en el gestor documental

Centralizar los documentos en el gestor documental y no en las aplicaciones de negocio nos permite tener un esquema más claro de integración, ya que en cuanto a documentos se trata, todas las aplicaciones han de dirigirse al gestor documental, ya sea para almacenar o para consultar. 

Los cambios que ocurren en los documentos en cada aplicación son recogidos en forma de metadatos, de manera que desde todas las aplicaciones se mantiene la misma información actualizada. 

Esto es lo que hemos comentado en otras ocasiones como Hub de Información. 

Otra buena práctica es desarrollar una capa intermedia de comunicación que permita unificar todas las integraciones y realizar cambios en un mismo lenguaje y bajo una misma lógica. Cada equipo técnico debe realizar un análisis del diseño de integración más adecuado, antes de acometer un proyecto de integración. 

En nuestro caso, todos los módulos de Athento (Athento ECM y Athento SE) disponen de una API REST que permite realizar casi cualquier tipo de tarea de gestión documental.