3 Razones Por Las Que La Captura de Documentos Importa Hoy Más Que Nunca

El software de captura de documentos lleva casi 3 décadas en el mercado. Su adopción, aunque creciente, no llega a ser tan acuciada como la adopción de otras tecnologías genéricas ECM o de Gestión Documental. Sin embargo, algunos factores y eventos que están teniendo lugar en la actualidad, hacen que estas tecnologías cobren más auge que nunca.

1. Competitividad

Cada vez es más difícil para las empresas competir en costes relacionados con la mano de obra. Las economías emergentes en las que no hay marcos legales fuertes que protejan a los trabajadores, hacen que sus costes de mano de obra sean irrisorios en comparación con los costes en países de Europa.

Las tecnologías que permiten automatizar las tareas llevadas a cabo por personas cobran vital importancia en este escenario, sobre todo cuando muchas de esas tareas manuales no aportan valor real al negocio (por ejemplo, la entrada de datos de facturas o el archivado manual de documentos).

Software de captura de datos como Athento SE, nos permite automatizar tareas como:

• La división de lotes de documentos
• La clasificación automática de documentos
• La extracción de datos de documentos
• La comparación de información incluída en documentos
• La validación de datos incluidos en documentos.

2. Procesos Backend Que Necesitan Ser Más Eficientes

Sólo en los departamentos de finanzas, casi un 40% de los documentos aún se gestionan en papel, incluyendo proceso como:

• Cuentas por cobrar = 38%
• Proceso de cierre financiero = 40%
• Cuentas por pagar = 39%
• Compras = 32%
• Gestión de proveedores = 32%

En sectores como la banca, los procesos de backend cobran mayores volumetrías, obligando a este tipo de empresas a externalizar buena parte de sus procesos intensivos en mano de obra.

El onboarding de nuevos clientes y el procesamiento de solicitudes de todo tipo, son otro de los procesos en los que claramente se ven márgenes de mejoría, ya que su gestión manual en papel les hace entre un 70 y un 80% más lentos.

Los procesos de PBC (Prevención de Blanqueo de Capitales) es otro ejemplo más de los procesos en los que tienen cabida estas tecnologías.

Dado que la eliminación del total del papel de los procesos de negocio es compleja, las empresas tienen al menos que automatizar esta gestión en papel.

3. Tecnologías

Avances en tecnologías como Procesamiento del Lenguaje Natural o el Procesamiento de Imágenes está facilitando a los ordenadores cada vez más tomar decisiones sobre la información contenida en documentos. Por ejemplo, Athento SE es capaz de decidir si un documento es relevante para un juicio o no.

Esta capacidad de decisión de la que estamos dotando a los ordenadores, está incrementando nuestra capacidad de automatizar tareas. Estos avances van a ser cruciales para procesos de prevención y detección del fraude, por ejemplo.

Búsquedas Inteligentes en Athento SE

La búsqueda y recuperación de documentos es una parte fundamental en cualquier producto de captura de documentos. 

En soluciones como Athento SE que extraen datos de forma automática del texto de los documentos, los usuarios deben poder acceder a esos documentos utilizando los valores y combinaciones de esos valores o metadatos para poder recuperar de forma rápida sus documentos.

Hemos querido darle mucha más potencia al buscador de Athento SE, incorporando Visual Search, una herramienta de búsqueda dirigida por facetas. 

En la siguiente imagen podéis ver el buscador de la versión anterior del producto (Este buscador básico aún se encuentra disponible en la plataforma): 

Consiste en una caja de búsqueda clásica en la que el usuario puede introducir palabras clave que distintos campos y propiedades de los documentos pueden contener. En este caso, las keywords introducidas son utilizadas para buscar de forma indiscriminada en cualquiera de estos campos. Como consecuencia, normalmente obtenemos una lista de resultados de amplia cobertura, es decir, los documentos que buscamos aparecerán con toda seguridad dentro de la lista de resultados. Pero en instancias con una gran cantidad de documentos, este tipo de búsquedas sufren un problema de relevancia, devolviendo una gran cantidad de resultados que el usuario tiene que comprobar manualmente.

La nueva funcionalidad de búsqueda de Athento SE basada en Visual Search, busca mitigar este problema ofreciendo una herramienta más inteligente y completa que combina la búsqueda facetada con funciones de autocompletado. A continuación, podéis ver el nuevo buscador con Visual Search, incorporado en la versión 5.7 FT.

Ahora bien, ¿qué es lo novedoso acerca de este nuevo buscador?

Este buscador, te permite combinar criterios y filtrar documentos en tiempo real. Por ejemplo, podemos indicar sobre qué tipo de documento queremos buscar:

Y podemos indicar un valor de un metadato o combinaciones de valores como se ve en la siguiente imagen:

Cada nuevo filtro aplicado a la búsqueda, el número de resultados se reduce hasta dar únicamente con el o los documentos deseados por el usuario. Además, es posible definir qué campos son indexables (se pueden utilizar para búsqueda) y cuales no desde el backend o administración de la plataforma. 

Para consultar cómo funciona la búsqueda en detalle, podéis consultar la página Cómo buscar documentos en Athento SE.

Podéis también ver el funcionamiento de la búsqueda desde el siguiente enlace http://recordit.co/tLG7cZNk1g

Mejoras de EasyShare de Athento para compartir documentos

Como sabéis, Athento ECM cuenta con un plugin que permite compartir documentos con usuarios externos a la plataforma. Esta funcionalidad para compartir documentos es llamada EasyShare. Los usuarios pueden enviar uno o varios documentos a otros usuarios que no tienen usuario y contraseña de la plataforma mediante una URL.  Los usuarios externos con dicha URL se pueden descargar los documentos y el usuario que hizo el envío es notificado en cuanto se producen la descarga. Además, la URL cuenta con una caducidad definida por el propio usuario. Esta funcionalidad es la que prestan otros servicios como Higthtail o Dropbox, pero con la ventaja de que los documentos se encuentran de forma permanente en el gestor documental, con sus metadatos, bajo control de versiones, etc.

Hemos desarrollado algunas mejoras en temas de usabilidad para este plugin, además, hemos incorporado peticiones de nuestros usuarios para hacer esta funcionalidad mucho más útil. Ahora las carpetas EasyShare tienen dos botones nuevos que a continuación explicamos.

Copiado de la URL

Ahora, los usuarios disponen de un botón para copiar la URL de descarga, sin necesidad de tener que recurrir al botón derecho de su ratón. Esta funcionalidad va a ser de utilidad cuando tengáis que compartir la URL por herramientas de mensajería como Skype, Slack, Whatsapp, etc.

Envío por email

Si lo que queréis es enviar directamente el enlace de descarga de los documentos vía email, el botón Send by Email os va a ser de utilidad. Esta era una pequeña mejora que muchos clientes nos estaban pidiendo y que ahora ya pueden disfrutar. Haciendo clic en este botón, podréis escribir una dirección de email para enviar el enlace.

El usuario propietario del correo indicado en el paso anterior, recibirá un correo como el que se muestra a continuación.

Esperamos que disfrutéis de esta nueva versión del plugin EasyShare.

Alarmas automatizadas y control de caducidades de documentos

Contar con alertas que avisen a los usuarios sobre acciones que deben realizar sobre documentos, es una necesidad recurrente en materia de Gestión Documental.

Por ejemplo, un caso típico, es querer ser avisado de cuando un documento deja de ser válido o caduca. Esta situación puede darse por razones de negocio (un contrato que vence en una determinada fecha) o por razones de políticas de gestión documental (se cumple el plazo de conservación de un documento que sólo estábamos obligados a guardar 5 años).

Las alertas en Athento son llamadas notificaciones y son correos electrónicos que se envían a los usuarios de la plataforma.

Diversas funcionalidades del gestor documental se apoyan en las notificaciones, por ejemplo, los calendarios de conservación, que sirven para implementar políticas de conservación y archivo o los flujos de trabajo. 

En su caso, los flujos de trabajo cuentan por defecto con notificaciones automáticas que se generan en el momento de asociar los usuarios al flujo o porque se ha definido que los usuarios deben recibir una notificación determinada cuando suceda algo. Las notificaciones forman parte de las acciones que pueden definirse durante el diseño del flujo de trabajo. Por ejemplo, en el caso del flujo paralelo con permisos permanentes, el usuario que inicia el flujo define una fecha en la que quiere que los usuarios reciban un recordatorio de que se va a vencer la tarea que tienen asignada.

Athento Entre Los 20 Proveedores De ECM Más Prometedores de 2016

Athento ha sido seleccionado dentro de los 20 Proveedores de ECM Más Prometedores en 2016 por CIOReview. El nombramiento constituye un reconocimiento a la inversión en producto que la compañía viene realizando en los últimos dos años.

Nuestra compañía ha sido seleccionado entre más de 300 empresas que ofrecen soluciones para Enterprise Content Management por ser una empresa a la vanguardia a la hora de abordar los desafíos actuales del ECM.

Además del nombramiento, en el especial de Enterprise Content Management que este medio publica de forma anual en versión impresa y digital y en el que aparecen líderes del sector como Mark Barrenechea (CEO de OpenText), Tomas Phelps IV (VP of Corporate Strategy & CIO de Laserfiche) o Scott Craig (VP of Product Marketing en Lexmark), podéis consultar la entrevista a nuestro CEO sobre la visión y la evolucion del producto: Simplifying Document Management

Evolución de la funcionalidad inteligente de captura

De acuerdo con CIOReview, Athento ayuda a los líderes empresariales a responder a las tecnologías emergentes, impulsar la innovación y alcanzar objetivos de negocio estratégicos en la era de la digitalización.

Uno de los factores claves para este nombramiento ha sido la apuesta de Athento por  funcionalidad inteligente como la clasificación automática de documentos y la extracción de datos. Athento ayuda a compañías internacionales como Reed Elsevier o Inditex a realizar procesos automáticos de clasificación y extracción de información. 

Potencia y Velocidad

Durante el último año, con la rápida evolución de Rhombus, la herramienta de customización de Athento, se ha conseguido empoderar a los usuarios y obtener proyectos de gestión documental más cortos y eficientes. La potencia y facilidad de uso de Rhombus permiten implementar procesos complejos en el gestor documental en tiempos reducidos. Es el caso de clientes como Barclaycard, que ha reducido su proceso de Customer Onboarding de 14 a 4 días o de Páginas Amarillas que redujo en un 95% las incidencias relacionadas con Gestión Documental.