Gestionando Contenidos Digitales

Un software de Gestión de Activos Digitales, DAM por sus siglas en inglés (Digital Assets Management), es una aplicación informática cuyo objetivo es ordenar, clasificar, archivar y buscar contenidos digitales. 

Por contenidos digitales entendemos vídeos, imágenes, archivos editables de diseño, audios, brutos de cámara, pruebas de imprenta, etc.  

Tener un DAM, nos permite:

• Conocer qué activos digitales están disponibles.
• Saber dónde están nuestros contenidos digitales y dónde podemos buscarlos.
• Controlar sus versiones y compartir los resultados con los clientes. 

Athento ECM cuenta con su propio módulo DAM. Este módulo le permite soportar este tipo de formatos. En este enlace puedes consultar los diferentes formatos de archivo soportados por Athento.

Otro concepto muy cercano que se puede cubrir con un DAM es el Brand Management, o Gestión de la Marca, que busca lo mismo que el DAM, pero enfocado a los activos digitales que están directamente relacionados con la marca de una compañía.

Planear la Gestión de Activos Digitales nos asegurará que nuestro sistema tenga la organización adecuada. 

Una política adecuada de Gestión de Activos satisfactoria tiene que ser capaz de comprender las necesidades y las expectativas de la compañía en materia de Activos Digitales. Dichas políticas se trasladarán posteriormente a un software para asegurar la correcta gestión de los contenidos digitales. 

El software es esencial para una eficiente Gestión de Activos Digitales, pero es imprescindible conocer qué es lo que una empresa necesita de este sistema para llevar a cabo una adecuada elección del software y consecuentemente lograr una organización adecuada.

Integración de Athento ECM y Google Drive

Es muy frecuente hoy en día que los trabajadores de la información utilicen aplicaciones como Google Docs o Google Sheets para trabajar de forma colaborativa con sus colegas de trabajo en la edición de documentos. 

Para los departamentos de seguridad, informática o documentación, el uso de estas aplicaciones es una preocupación por encontrarse fuera del gestor documental. 

Por ello, Athento ECM ofrece integración con aplicaciones como Google Drive y Box.

Vamos a ver hoy en concreto la integración de Athento ECM con Google Drive. Es posible que pongamos dentro del gestor documental los documentos que ya tenemos en Google Drive y con los que estamos trabajando.

Para ellos, creamos un documento igual que siempre, desde el botón New.

Se nos abrirá una ventana desde la que podemos importar el documento.

Haciendo clic en el botón Google Drive podremos explorar nuestro Drive y encontrar el documento que queremos añadir.

Una vez seleccionado, hacemos clic en Crear.

Los documentos creados serán:

• Indexados por el gestor y, por tanto, podremos buscarlos desde el gestor.
• Podrán ser previsualizados
• Podremos generar una versión PDF que estará siempre actualizada, ya que la generación del PDF consulta el documento en Google Drive antes de generarlo.

El documento que hemos creado, sigue estando almacenado en Google Drive y, por tanto, podemos seguir trabajando en él desde la plataforma, pero ahora está agregado a nuestro repositorio corporativo y puede ser encontrado desde él.