Es muy frecuente hoy en día que los trabajadores de la información utilicen aplicaciones como Google Docs o Google Sheets para trabajar de forma colaborativa con sus colegas de trabajo en la edición de documentos.
Para los departamentos de seguridad, informática o documentación, el uso de estas aplicaciones es una preocupación por encontrarse fuera del gestor documental.
Por ello, Athento ECM ofrece integración con aplicaciones como Google Drive y Box.
Vamos a ver hoy en concreto la integración de Athento ECM con Google Drive. Es posible que pongamos dentro del gestor documental los documentos que ya tenemos en Google Drive y con los que estamos trabajando.
Para ellos, creamos un documento igual que siempre, desde el botón New.
Se nos abrirá una ventana desde la que podemos importar el documento.
Haciendo clic en el botón Google Drive podremos explorar nuestro Drive y encontrar el documento que queremos añadir.
Una vez seleccionado, hacemos clic en Crear.
Los documentos creados serán:
- Indexados por el gestor y, por tanto, podremos buscarlos desde el gestor.
- Podrán ser previsualizados
- Podremos generar una versión PDF que estará siempre actualizada, ya que la generación del PDF consulta el documento en Google Drive antes de generarlo.
El documento que hemos creado, sigue estando almacenado en Google Drive y, por tanto, podemos seguir trabajando en él desde la plataforma, pero ahora está agregado a nuestro repositorio corporativo y puede ser encontrado desde él.
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