Gestionando Políticas de Retención de Documentos en Athento

Las empresas necesitan poder definir políticas de retención para cumplir con normativas o, simplemente, por temas de costes o de optimización.

Cuando hablamos de políticas de retención, nos referimos a poder definir qué hacer con un documento una vez que ya no requiramos que esté accesible para los usuarios. Las facturas en España, por ejemplo, han de guardarse por 5 años; ¿qué debemos hacer con las facturas a partir de ese momento?

Athento, con su motor inteligente –Athento SE-, que permite automatizar procesos, es posible configurar procesos automáticos para que una vez que se cumpla un determinado tiempo, se haga algo con los documentos.

Athento SE gestiona estas políticas de retención en Athento ECM o en Nuxeo.

¿Cómo funcionan las Políticas de Retención en Athento SE?

Se gestionan a través de Colas (Queues). Una cola es un conjunto de documentos que cumplen con una determinada condición.

Por ejemplo, siguiendo con el ejemplo, podríamos configurar una cola que agrupe a los documentos cuyo tipo documental es Factura y cuya fecha de creación es superior a 5 años.

La potencia de las colas está en que podemos explotar cualquier dato asociado a los documentos para agruparlos. En realidad, las colas no son más que consultas que se configuran desde la interfaz de administración de Athento SE.

Operaciones Automáticas Aplicables a Colas

Athento SE permite la aplicación de operaciones automáticas a una cola. Es decir, nos permite ejecutar una tarea masiva sobre un grupo de documentos. Siguiendo con el caso de las facturas, podríamos decirle a Athento que borre todas las facturas de la cola “Facturas con más de 5 años de antigüedad”.

Existen operaciones preconfiguradas en la herramienta, pero también es posible definir nuestras propias operaciones.

Las operaciones disponibles son:

• Download to SFTP: Descargar una cola de documentos a una ubicación vía SFTP
• Archive: Mover los documentos a la papelera de reciclaje de Athento ECM o Nuxeo
• Remove permanently: Borrar el documento del Filesystem 
• Move to archive (instance): Mover a otra instancia de Athento/Nuxeo en un servidor diferente o en el mismo.
• Move to archive (domain): Mover a un dominio destinado a archivo
• Move to archive (folder): Mover a una carpeta específica destinada a archivo
• Remove permanently and securely: Borrado seguro que impide la recuperación del documento.

Determinar con qué frecuencia aplicar las operaciones automatizadas

Es posible decirle a Athento con qué regularidad queremos que las operaciones asociadas a las colas se ejecuten. Es decir, para el caso de las facturas, ¿cada cuánto queremos comprobar que no haya facturas con más de 5 años de antigüedad para borrarlas?

Es posible definir la frecuencia con la que han de ejecutarse estas tareas: diaria, mensualmente, quincenalmente, etc.

Es decir, es posible decirle a Athento que borre cada 30 días las facturas antiguas.

Como veis, las políticas de retención en Athento:

• Son fáciles de entender
• Configurables desde interfaz
• Potentes

Esperamos que os haya gustado.