Circuitos de Recepción y Distribución de Documentación

Las empresas siguen recibiendo un importante volumen de documentación en papel. Es lo que se conoce como Documentación Entrante en papel.

La recepción de la correspondencia coincide con buena parte de esa documentación entrante. 

Empresas como las del sector financiero reciben entre 20.000 y 150.000 comunicaciones al mes (cartas, burofaxes, etc.). Estos documentos incluyen adjuntos o son de múltiples páginas.

Por supuesto, estos documentos tienen que ser identificados, clasificados, tratados y repartidos al interior de la organización.

Estas labores suelen realizarse de forma manual con las siguientes desventajas:

• Intensivas en mano de obra: Hacen falta más de dos personas para gestionar los volúmenes mencionados arriba.
• No aportan verdadero valor: No son procesos claves de negocio, por lo que por lo general terminan siendo externalizados como backoffice.
• Opacidad y poca transparencia: Es complejo seguir la circulación de los documentos en papel a través de la empresa. ¿Quién lo recibió? ¿Realmente lo recibió alguien? ¿Cuándo?
• Proceso lento: La circulación de documentación en papel es lenta, ya que implica cierta logística.
• Riesgos de pérdida: Mover papel siempre significa correr el riesgo de que los documentos se puedan traspapelar.

La solución a la gestión de documentación entrante

La buena noticia es que es posible definir circuitos de recepción, registro y reparto de la documentación en digital. Con Athento SE y Athento ECM es posible hacer circular esos documentos mediante automatismos y flujos de trabajo.

Básicamente, es posible seguir el siguiente proceso:

1. Transformación digital: Por supuesto, para poder trabajar en papel, es preciso convertir los documentos a un formato digital. Athento puede recibir documentación desde uno o varios folders monitorizados en los que los escáneres dejan la documentación recien escaneada.
2. Entrada y procesamiento automático: Una vez en Athento SE, el sistema asigna un número que identifica de forma unívoca el documento recibido. A continuación, el sistema intentará automatismos como la clasificación del documento, la extracción de datos, división de lotes, etc. Una vez realizados los automatismos, el documento y sus adjuntos se envían al gestor documental Athento ECM.
3. Distribución en digital: En Athento es posible definir reglas de negocio para enrutar los documentos hacía el lugar al que deben ir. Por ejemplo, vamos a imaginar que en el paso 2 Athento SE identificó un documento como factura. Configuramos Athento ECM para que siempre que reciba una factura desencadene un flujo de trabajo de aprobación de forma automática que pasa por distintos usuarios del departamento financiero. Si la definición de reglas resulta compleja, también es posible manualmente definir a qué usuario concreto debe dirigirse el documento o utilizar un metadato departamento que podamos marcar de forma manual y que indique hacia dónde debe ir el documento.

Todo esto, por supuesto, sin correr con riesgo de pérdida de información y   manteniendo una pista de auditoría de todo lo que ha pasado con el documento.