A continuación conoceremos 3 razones por las que es importante documentar un proyecto de gestión documental.
Un software de gestión documental tiene todas las herramientas necesarias para registrar, gestionar y organizar la documentación de un proyecto. Un software de gestión documental nos va a permitir mantener una estructura de documentación de un proyecto, y definir las bases para que todos los proyectos que gestionemos sigan las mismas reglas. Con herramientas de gestión documental como Athento, la documentación de proyecto puede alcanzar un mayor grado de normalización y homogenización.
Un proyecto de adquisición de un software de Gestión Documental, al igual que cualquier tipo de proyecto tecnológico, requiere de un esfuerzo en documentación. A continuación, vamos a ver porque cuando iniciamos un proyecto de gestión documental es importante que a lo largo del proyecto se lleve a cabo la tarea de documentar.
1. Tener claridad sobre los requerimientos del proyecto
La documentación de requerimientos es quizás la parte más fundamental de un proyecto tecnológico. Tener una lista de requerimientos documentados, es el requisito mínimo para que todas las partes implicadas en el proyecto puedan tener unas expectativas realistas y comunes sobre lo que se espera del proyecto. En otras palabras, es el acuerdo mínimo sobre el que se va a trabajar.
La documentación de los requerimientos debe además estar accesible a lo largo del proyecto. Si este documento es un documento vivo, que sigue cambiando a lo largo del proyecto, es recomendable poner en marcha herramientas que notifiquen a los interesados sobre los cambios que esta documentación va sufriendo, de modo que los ajustes o desarrollos sobre el gestor documental se realicen a partir de la última versión de los requerimientos.
Cuando en Athento hacemos un proyecto, uno de los primeras actividades de la planificación es el despliegue de Athento. Una vez desplegado con sus características base, habilitamos un espacio en el que se alberga toda la documentación del proyecto.
2. Mantener la metodología del proyecto.
Documentar los procesos, las variables e información relevante de un proyecto crea una metodología que se puede seguir. Si hay cambios en el equipo de proyecto, los nuevos miembros pueden estudiar la documentación del proyecto, informarse y documentarse para continuar con el proyecto.
Es recomendable incluso que, si existe documentación genérica que defina las líneas generales o políticas de cualquier proyecto tecnológico en nuestra empresa, se incluya esta documentación en la carpeta del proyecto, para asegurar que las políticas estén accesibles y se sigan.
En herramientas como Athento, es posible definir plantillas de documentación o de estructuras. Es decir, podemos definir por ejemplo, la estructura de carpetas que debe contener el proyecto para garantizar la organización de la documentación.
3. Simplificar la gestión del proyecto
Los proyectos tecnológicos implican el trabajo conjunto de muchos interlocutores: equipos del cliente o de partners, equipos técnicos, equipos de negocio, equipos de compras, equipos administrativos, etc.
Existen muchas labores administrativas de proyecto como la elaboración de actas, o la gestión de comunicaciones, que se deben llevar a cabo para garantizar unanimidad sobre las reglas de juego y evitar reprocesos o tener que volver a realizar el trabajo.
Cuanta más claridad se tenga sobre las reglas del juego, las expectativas y las limitaciones, más fácil será llevar a cabo la gestión del proyecto. No hay otra manera de mantener esa claridad que mediante documentación compartida que haya sido revisada y aceptada por todos los participantes.
Por otro lado, estos documentos suelen ser elaborados de forma colaborativa, por lo que es importante ofrecer herramientas que permitan este trabajo conjunto: edición colaborativa, control de versiones, flujos de aprobación, etc.
No hay comentarios:
Publicar un comentario