Tener identificadores únicos para los documentos es una funcionalidad por la que preguntan muchas de las personas que están buscando un software de gestión documental. Especialmente, personas que trabajan en entidades públicas o que tienen un departamento de documentación.
En este artículo, voy a explicarles el funcionamiento de estos identificadores en Athento.
Athento soporta dos tipos de identificadores que veremos a continuación.
Identificador user-friendly:
Estos identificadores son metadatos y los utilizan los usuarios para llevar controles, realizar seguimiento o identificar la documentación con la que trabajan. Estos números se utilizan por ejemplo en expedientes o en radicados (registro de entrada) y pueden ser generados por Athento de forma automática. Normalmente, tienen algún sentido para el usuario, por ejemplo: EXP-2017-0001. EXP que indica que es un expediente, el año y un número consecutivo. De acuerdo con la configuración elegida para la generación de este identificador, será único o no.
Permalinks ID: Internamente, durante la creación de un documento, el sistema asigna un identificador único a cada documento de forma automática. Este identificador no cambia nunca y sirve al sistema para localizar el documento sin importar si los usuarios lo cambian de ubicación. Este ID nos da acceso directo al documento por ejemplo cuando se trabaja con web services. Este número es del tipo “531ac8ae-8c17-45fb-b0a7-b1fb149a5412”. Los usuarios pueden ver este ID en las URLs cuando hacen clic en el símbolo de infinito que aparece al lado del nombre del documento.
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