Cómo la captura de documentos puede aportar control documental

En la actualidad, la sobreabundancia de datos a disposición de las empresas pareciera no tener fin. Las estrategias adoptadas a partir del big data permiten sacar distancia sobre la competencia. La información disponible es inmensa, y la mayor parte de ella es aprovechable.

Un ejemplo de cómo el volumen de información crece con el tiempo podemos encontrarlo en el área de salud. En los Estados Unidos de América, se estima que por cada hora de paciente tratado, se utilizan 30 minutos para trabajo administrativo, facturación, emisión de recetas, papeleo en general,etc.

Pero ¿cómo hacemos para mantener un orden en este aparente caos de información y datos?

El primer paso es disponer de toda la información en un formato digital, para que sea útil y analizable. De nada sirve acumular información en papeles que no puedan ser procesables por algoritmos automatizados. Pero no hablamos sólo de tener los documentos y demás activos en digital. Tener información que describa nuestros contenidos digitales es igual de importante. Hablamos por ejemplo de metadatos. Los metadatos pueden obtenerse, o bien exigiendo a las personas que sigan una política de indexación y de descripción de los documentos, o bien mediante captura automática de datos.

Una vez superada esta primera etapa de digitalización y captura de documentos, el siguiente paso es lograr que toda esa información esté disponible para aquellas personas que la necesitan, ya sea para su labor operativa o para tomar decisiones a partir de ella. Esto en realidad también forma parte de la captura de documentos, y podemos llamarlo distribución de la información. Un ejemplo clásico de distribución, una vez digitalizada o capturada la información digital, es el MailRoom digital. La correspondencia y documentación entrante es distribuida a lo largo de la organización por medios electrónicos, de manera que llega más rápido a sus receptores y con toda trazabilidad de ese viaje al interior de la compañía. Pero la información no debe sólo llegar a personas, necesitamos también que sea capaz de llegar a las aplicaciones de negocio que la procesan y que permiten a las personas tomar decisiones estratégicas de negocio u operativas.

La toma de decisiones a partir de información capturada exige que la captura de datos sea cada vez más voluminosa, pero también que sea cada vez más inteligente. No es suficiente con escanear un papel. Debemos intentar obtener información más precisa a partir de lo que se está escaneando. No es suficiente con obtener la información de la cabecera en una factura. También interesa, por ejemplo, capturar el detalle de los ítems de cada factura emitida, para poder realizar un mejor control de los consumos al interior de la organización.

Para lograr este nivel de detalle y este alto nivel de granularidad en la información, no se puede depender de sistemas de captura de información anticuados. En una organización típica, las fuentes y los formatos de este tipo de información son variados: realimentación de nuestros clientes, de los trabajadores de campo, correo, email, fax, página web, etc. La mayoría de las empresas no están preparadas para gestionar adecuadamente esa información desde su fuente original hacia sus sistemas informatizados, y finalmente hacia el personal que debe tomar decisiones con estos datos. ¿Cómo hacemos por ejemplo para que toda la información necesaria llegue a nuestro ERP o a nuestro software de Gestión de Personas? ¿Cómo conseguimos hacer analítica de datos si no tenemos los datos? Nuestras aplicaciones necesitan información, y esa información no puede llegarles si no tenemos en pie mecanismos para obtenerla. Si decidimos que van a ser las personas las encargadas de obtener dicha información, habremos de considerar altos costes. Es aquí en dónde la captura de documentos y captura automatizada de datos cobra un valor extra.

¿Qué sucede cuando nuestros mecanismos de obtención de información son deficientes?. Las consecuencias negativas son diversas:

• Altos costos laborales.
• Perdemos agilidad empresarial. No se puede ver claramente la información que está ingresando a nuestra organización.
• Dependencia exclusiva a reaccionar a las tendencias en los pedidos de los clientes, y en función de las ventas.
• Mayores quejas en los clientes, ya que no se suelen identificar los problemas en la cadena de producción hasta que es demasiado tarde.
• Inventarios lentos.
• Retraso en los pagos, multas, demora en los plazos de entrega.

Si solucionamos la gestión de la captura de información, se pueden evitar estos problemas.

El desafío que enfrentan las organizaciones que reciben documentación a través de múltiples canales de distribución no es solo por el uso del papel como medio principal para manejar documentos. El principal problema sigue siendo el manejo apropiado de esos documentos a través de canales internos de distribución. Si nuestra solución se apoya en un sistema de captura de documentos anticuado, estamos en problemas.

Lo que se requiere, es una tecnología inteligente que obtenga los documentos que llegan por medio de cualquiera de los canales de entrada, y que permita extraer la información que necesitamos. Esta tecnología debe permitir la clasificación de los documentos, de tal manera que podamos evitar el post-procesamiento y ordenamiento manual posterior. Debe permitir también la revisión y validación de la información obtenida contra registros obtenidos por otros medios, para confirmar que es fiable. Y todo esto debe ser almacenado en registros digitales procesables.

Los siguientes pasos deben ser tenidos en cuenta si se quiere optimizar el control sobre los distintos caminos de obtención de información en nuestra organización:

1. Obtención de datos. Es el comienzo del proceso. Las organizaciones reciben documentos a través de métodos variados. Debemos estar preparados para recibir documentos a través de todos estos canales de entrega.
2. Extracción. El siguiente paso es extraer la información y esto hace referencia no solo al proceso de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Debemos ser capaces de utilizar múltiples técnicas de extracción para obtener el total de información necesaria para los procesos empresariales.
3. Clasificación. Una vez que disponemos de la información, deberemos aplicar reglas de negocio que nos indiquen qué tipo de documentos son y el camino que deben seguir dentro de los canales internos de distribución para que llegue a las manos apropiadas o las aplicaciones que los necesitan.
4. Validación. Una vez que se han extraído los datos, hay que asegurarse de que sean correctos. Debemos contrastar esa información con cualquier registro previo relacionado que ya tengamos disponible en nuestro sistema.
5. Conexión. Necesitamos conectar esa información con procesos y usuarios que la requieren para manejar el negocio.

En conclusión, la captura de documentos es un paso fundamental para una correcta gestión documental. La variedad de información disponible a través de múltiples canales exige que nuestra organización disponga de los medios adecuados para su procesamiento veloz.