El presente y futuro de la gestión documental es el cloud

El uso de sistemas ECM basados en la nube soluciona los problemas de escalabilidad de los sistemas ECM locales. El presente y futuro de la gestión documental es el cloud por la reducción de costes, facilidades de crecimiento e interconexión que el cloud provee.

De entre todas las soluciones de gestión documental existentes en la actualidad, aquellas basadas en la nube comienzan a sacar ventaja sobre las demás. Por su bajo costo relativo y su capacidad para realizar procesamiento de alto rendimiento sobre la enorme cantidad de datos producidos por las empresas, la nube se presenta como la solución más efectiva para almacenar todo el contenido que producen las múltiples aplicaciones de una organización.

El presente y futuro de la gestión documental es el cloud. Sustentamos esta afirmación en que existen varios puntos en los que las aplicaciones de Content Services (ECM) o Gestión Documental están ganando la guerra a las viejas soluciones on premise. Veamos algunas:

APIs Abiertas

Todo el contenido generado por las diferentes aplicaciones debe ser capaz de ser integrado para que no sean solo "cúmulos" o "silos" de información separados entre sí. Para que esto sea posible, el criterio más razonable es utilizar software de gestión con interfaces de programación (APIs por sus siglas en inglés) abiertas.

Históricamente, la mayoría de los sistemas ECM utilizados en sitio han proveído APIs cerradas. Esto ha llevado a que las empresas tuvieran que hacer uso de interfaces de usuario súper customizadas o interfaces desarrolladas totalmente a medida.

El cloud está cambiando esto, ofreciendo no sólo APIs abiertas, sino también potentes, bien documentadas y con herramientas como Playgrounds que permiten un uso ágil y facilitan su entendimiento.

Con las aplicaciones en la nube, estamos asistiendo a una época en la que los usuarios no necesariamente tienen que trabajar con la interfaz de usuario del gestor documental, porque para ellos es transparente, ya que pueden continuar trabajando con sus aplicaciones de negocio, sin tener que acceder directamente al sistema de gestión documental. Las APIs hacen que sean las propias aplicaciones, de forma transparente al usuario, las que creen y consulten documentos en el gestor documental.

Las APIs abiertas son la mejor solución para manejar grandes volúmenes de información producida por distintas aplicaciones. Una API bien documentada permite acceder a la información del ECM y transformarla en una base de datos de contenidos útil para su procesamiento.

La escalabilidad de los sistemas ECM

Los sistemas ECM instalados en sitio tienen muchas limitaciones en materia de escalabilidad. Uno de los desafíos radica en la complejidad creciente de todas las capas de software necesarias para que el sistema funcione y se ejecute sin inconvenientes en el centro de datos de la organización. Esta no suele ser una tarea sencilla como para delegarla a un administrador de sistemas sin experiencia suficiente en ese tipo de escenarios.

La situación se complica aún más cuando debemos expandir el cluster. Esta suele ser una tarea compleja, aunque la teoría diga lo contrario. Esto se aplica tanto a la base de datos como a la infraestructura de almacenamiento.

Hablamos pues de un coste alto a nivel de los equipos de trabajo. Costes ligados al tiempo dedicado al mantenimiento, gestión y planificación de la infraestructura. Así mismo, hablamos de un coste de oportunidad, porque el tiempo que emplea el equipo en estas labores, deja de utilizarse en otras que aportan más valor a la organización.

Los sistemas basados en la nube facilitan escalar. En poco tiempo, o incluso de forma casi automática, podemos escalar nuestro sistema a demanda, pagando sólo por el coste de lo que se utilice.

De igual manera, la nube nos permite decrecer sin perder dinero en inversiones tecnológicas. Una posibilidad casi imposible en el mundo on premise.

Alternativas en la nube

Usar un sistema en la nube es posible mediante dos vías: adquiriendo un software que podamos instalar en una infraestructura cloud nosotros mismos, o contratarlo como servicio (SaaS).

En el primer caso, podemos implementar lo que ya estemos usando en Amazon, Azure o cualquier otro servicio. Muchos vendedores de sistemas ECM incluyen paquetes listos para ser utilizados en la nube. Este esquema NO nos evita todos los problemas de escalamiento local, pero sin duda mejora bastante las complicaciones. Sin embargo, con esta opción, debemos ser conscientes de que nuestro equipo técnico tendrá que seguir asumiendo las tareas de planificación, gestión y mantenimiento (en este caso, sólo del software).

La otra opción es SaaS. Esta alternativa soluciona las cuestiones de escalamiento y descarga por completo a nuestro equipo de la planificación, gestión y mantenimiento del software e infraestructura asociados al ECM. En este caso, podremos dedicar a nuestro equipo por ejemplo a labores de integración entre las aplicaciones de negocio y el gestor documental.

En conclusión, creemos que el presente y futuro de la gestión documental es el cloud porque la nube nos ofrece posibilidades a las que no teníamos acceso con los viejos sistemas on premise, liberándonos de costes y de tareas en las que no somos expertos, así mismo, permitiéndonos contar con sistemas ECM interconectados de forma natural con nuestro sistema de información corporativo.