Integración de Athento con Sharepoint Online ~ Blog de Gestión Documental y Captura Inteligente

Ya tienes disponible en Athento una integración que te permitirá subir documentos a tu Sharepoint Online de forma automática.

Hoy vamos a contaros sobre la nueva integración de Athento con Sharepoint Online. Athento y Sharepoint Server ya podían trabajar de forma integrada mediante CMIS, pero hoy queremos contaros sobre la versión cloud de Sharepoint, ya que ahora es posible enviar los documentos desde Athento a Sharepoint en Office 365.

Empecemos por lo básico, para los que vienen del mundo de Microsoft, les sonará Sharepoint, para aquellos que no, una breve introducción.

¿Qué es Sharepoint Online?

SharePoint Online es un servicio basado en la nube de Microsoft, diseñado para que los usuarios puedan colaborar y compartir recursos con otros compañeros de organización, clientes y socios de negocio.

¿Qué puedo hacer con Sharepoint Online?

Con Sharepoint Online podemos hacer un sinfín de actividades de productividad en apoyo a nuestras labores diarias dentro de la empresa, entre las cuales podemos resaltar:

Crear de manera rápida y sencilla sitios de intranet, así como páginas web públicas.
Desplegar bibliotecas de documentos y listas aplicando permisos de usuario de una forma simple e intuitiva
Crear contenido web personalizable y fácil de compartir.
Automatizar procesos rutinarios a través del uso de flujos de trabajo.
Acceder a nuestros documentos desde cualquier conexión a internet.
Compartir y editar documentos en línea de manera simultánea con otros usuarios.
Publicar anuncios, actualizaciones de estado, y recibir alertas por correo electrónico cuando hayan modificaciones o actualizaciones del contenido.
Seguir sitios, usuarios, documentos, calendarios de proyectos y cualquier elemento web de nuestro interés.

Básicamente, Sharepoint es una plataforma colaborativa, que muchas empresas utilizan como portal corporativo.

¿Qué es Athento?

Athento es una plataforma inteligente de gestión de documentos, la cual nos ayudará a automatizar tareas relacionadas con documentos y, por supuesto, que ofrece toda la robustez y seguridad a la hora de almacenar, resguardar y recuperar nuestros documentos. Por ejemplo, nos va a permitir hacer cosas como extraer información de los documentos, que posteriormente podemos utilizar en otros procesos, también nos permitirá hacer cargas masivas o envíos masivos de documentación. Dividir lotes de documentos, renombrarlos, etiquetarlos o encontrarlos de forma más rápida, son otras de las tareas que podríamos automatizar con Athento.

Integración de Athento con Sharepoint Online

Una vez que se ha configurado la integración de Athento con Sharepoint Online, que funciona como una operación y que está disponible desde la configuración de las series de Athento, podemos disfrutar de la posibilidad de que los documentos procesados por Athento puedan ser subidos de manera automática a una lista o biblioteca de Sharepoint Online. Es decir, la publicación de los documentos en Sharepoint Online se convierte en un paso más dentro del proceso automático de Athento.

Para las empresas que almacenan o publican documentos en Sharepoint pero que desean por ejemplo extraer información de documentos u otra operación de captura de documentos, esta es una manera de solucionarlo.

Usos prácticos de la Integración entre Athento y Sharepoint Online

Athento puede reconocer documentos, procesarlos y enviarlos a una ubicación específica dentro de Sharepoint Online.
Los metadatos extraídos de los documentos, a través de Athento, pueden ser utilizados directamente por Sharepoint.
Athento agiliza las búsquedas de documentos dentro de Sharepoint ya que implementa su tecnología de indexamiento en los documentos subidos a Sharepoint Online.
Athento también permite el control de correos electrónicos y faxes al convertirlos en documentos y almacenándolos automáticamente en Sharepoint Online, apoyando de esta manera, el proceso de captura y digitalización automática de altos volúmenes de documentos.

Recuerda que puedes probar Athento desde la web de Athento por 30 días. La integración de Athento con Sharepoint Online está disponible desde la versión de prueba.