Manejar, gestionar, conservar y archivar adecuadamente expedientes es vital para el correcto funcionamiento de la gestión documental de una empresa. El software de gestión documental de Athento te permite controlar toda la documentación y realizar un adecuado procesamiento de la información durante el ciclo de vida del expediente.
¿Qué son los expedientes?
Cuando hablamos de un expediente nos referimos a un conjunto de documentos relacionados entre sí por asuntos o temas comunes y, normalmente, asociados a un trámites o solicitud.
La mayoría de las empresas, sobre todo las dedicadas a los sectores financiero, seguros, educativo o gubernamental, utilizan un gran volumen de documentación para procesar los trámites de sus clientes. Esta documentación debe estar perfectamente ordenada y clasificada. Así, por ejemplo, quienes quieran obtener un crédito deberán aportar la documentación exigida por la institución bancaria, con la que se creará un expediente. Una vez revisado por los analistas de crédito, si se cumplen los requisitos, se concede el préstamo. De ahí la importancia de tener correctamente archivados y clasificados todos los documentos. Para el analista que estudia el expediente, es necesario tener toda la documentación requerida, saber si debe solicitar otros documentos al cliente o si el expediente está completo.
¿Cómo puede ayudarme Athento a en la gestión de esos expedientes?
Cuando validamos manualmente los documentos requeridos en un procedimiento corremos el riesgo de omitir o extraviar alguno de ellos; sin olvidarnos de la dificultad añadida de manejar todo el expediente por completo.
Athento, permite automatizar la función de validación de un expediente o la verificación de los documentos que lo integran. Podremos saber si la solicitud del cliente está o no completa.
Esto es así porque podemos configurar Athento para que identifique de forma automática los documentos que vienen en el expediente. Athento puede reconocer que uno de los documentos de expediente es un DNI, o la propia solicitud, por ejemplo. De esa manera, puede también evaluar si el expediente está completo.
En la anterior captura de pantalla, vemos cómo el estado del expediente (State) es ExpedienteIncompleto. Tanto la clasificación como la evaluación de la completitud del expediente se puede realizar de forma automática. Puede que en algunos casos, Athento se equivoque y se requiera alguna corrección manual, pero si trabajamos con grandes volúmenes de expedientes, nos quitamos buena parte del trabajo de validación del expediente. En el caso de que necesitemos ajustar la clasificación de los documentos que ha hecho Athento, podremos hacerlo:
Desde los documentos relacionados, podremos hacer clic sobre el documento que no se clasificó bien y asignar el nuevo tipo documental.
En la anterior captura de pantalla, se muestra cómo podemos reasignar el tipo documental a un documento. Después de realizadas las correcciones, podremos volver a decirle a Athento que compruebe si el expediente está completo o no.
Adicionalmente, Athento tiene funcionalidad que permite solicitar la documentación faltante a usuarios externos, pero eso lo veremos en otra entrada :)
Recuerda que Athento es una solución inteligente que puede ayudar a tu empresa a tener controlados sus expedientes. Nuestra herramienta de gestión documental mejora la organización y la eficiencia de tu negocio. Para comprobar su eficacia, puedes probar Athento durante 30 días.
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