¿Cómo entender tu problema de gestión de documentos?

¿Qué deben tener en cuenta las empresas al momento de seleccionar e implementar una solución de gestión de documentos? Te lo explicamos.

En la actualidad, muchas empresas invierten en una solución de gestión documental sin tener un objetivo claro, lo que en ocasiones causa que encuentren problemas al momento de implementar una solución de gestión de documentos en lugar de resolver los problemas actuales que enfrenta la compañía.

¿Por dónde comenzar cuando se quiere implementar software de gestión documental?

Cuando se trata de resolver problemas relacionados con la gestión de documentos, es necesario entender que cada organización tiene sus propios requerimientos, y la solución a aplicar dependerá de factores como:

• Necesidades de los distintos departamentos
• Identificación de los problemas resolver
• Disposición para adoptar una nueva tecnología.
• Limitaciones del entorno tecnológico
• Costes

Una buena práctica a seguir, es enumerar todos los departamentos de la organización y los posibles procesos dentro de los mismos que pueden necesitar gestión documental. Dentro de un mismo departamento se pueden tener varios procesos, por ejemplo, dentro un departamento de finanzas se llevan a cabo funciones como: Cuentas por pagar, cuentas por cobrar, gestión de nóminas, informes financieros, auditoria financiera, entre otras.

Una vez que se tiene esa lista de departamentos y procesos, es necesario, priorizarlos por impacto. ¿Implantando gestión documental en qué proceso voy a tener un impacto más grande en eficiencia?

La respuesta a esta pregunta, viene generalmente dada por ubicar los procesos más dolorosos para la empresa: aquellos en los que hay más personas involucradas haciendo trabajos manuales, aquellos que generan quejas constantes de clientes, aquellos que toman demasiado tiempo, aquellos que generan costes en multas o procesos judiciales, etc.

Aunque queramos implementar gestión documental en toda la organización, ya sea por regulaciones o por que queremos convertirnos en una empresa Paperless, nuestra recomendación es siempre empezar por un proceso concreto donde podamos ver beneficios y aprender de los posibles problemas que nos encontremos, para después, extender la solución al resto de la organización.

Una vez identificado el reto de gestión documental ¿qué hacemos?

Una vez identificados todos los departamentos de la empresa y los posibles procesos que se pueden optimizar mediante gestión documental, será necesario evaluar los problemas que cada uno de ellos poseen en relación con la gestión de documentos.

Se debe entrevistar no solo a los jefes de departamentos, sino también a los operadores o trabajadores de la línea de negocio. De esta manera se obtendrá un panorama amplio y más claro de los problemas de documentación reales que enfrentan los departamentos en sus operaciones diarias.

Se debe tomar nota de la cantidad de personas que conforman cada departamento y de aquellas que interactúan con documentos, ya que esto permitirá dimensionar de forma correcta cualquier solución a implementar.

En Athento, cuando hacemos recogida de requisitos de Gestión Documental, lo que hacemos es tratar de identificar al menos los siguientes elementos:

• Usuarios: Quienes van a ser los usuarios del software
• Funcionalidad específica requerida: Es la funcionalidad que la implementación de un proceso requiere. Aquí es importante que no listemos funcionalidad genérica de gestión documental, sino realmente lo que es crucial para que nuestro proceso pueda correr en digital.
• Formularios o tipos documentales: Son los datos que queremos almacenar en el gestor documental. Por ejemplo, si queremos almacenar pólizas, tendríamos que definir el formulario póliza.
• Estructura de carpetas: En caso de que quiera organizar sus documentos por carpetas ¿cómo lo haría? por departamento, por función, por cliente o por cualquier otra unidad que considere funcional para su compañía.
• Flujos de trabajo: Es el diseño del proceso en sí. ¿Cómo queda el proceso en digital?
• Integraciones: Es necesario listar todos los sistemas informáticos utilizados por cada proceso y si es preciso que el software de gestión documental interactúe con ellos. Dentro de esta lista pueden estar incluidos sistemas de planificación de recursos empresariales (ERPs), sistemas de contabilidad, sistemas de Recursos Humanos, CRMs (Salesforce, por ejemplo), sistemas legales, sistemas de ingeniería y cualquier otro sistema usado dentro de los departamentos.

Problemas comunes que presentan las organizaciones

Regularmente, dentro de un departamento se puede tener problemas para compartir documentos a nivel interno o inclusive con otros áreas de la organización, esto puede suceder debido a que existen restricciones para compartir ficheros a través de la red, asignación incorrecta de permisos sobre un documento o carpeta, imposibilidad de encontrar los ficheros de documentos en la ubicación indicada o intercambio desordenado de documentos a través de correo electrónico.

El intercambio de documentos entre las organizaciones y proveedores externos, consultores, entes gubernamentales, y otros grupos, normalmente se realiza a través de ficheros adjuntos en correos electrónicos, servidores FTP, o herramientas en la nube tales como Dropbox, Google Drive, entre otros.Estos métodos pueden traer problemas para identificar las versiones correctas de cada documento así como riesgos de seguridad asociados, ya que dependen de tráfico de información adicional que involucra a terceros al momento de compartir información.

Cuando se envía este tipo de información a través de correo electrónico, usualmente el correo original puede ocupar menos de 1 megabyte (dependiendo del tamaño del documento enviado), sin embargo cuando ocurre la retransmisión del mismo a otros destinatarios, el tamaño del correo puede crecer rápidamente hasta ocupar varias veces su tamaño original, lo cual crea problemas de almacenamiento en los buzones de los usuarios y lo más grave aún, problemas para identificar las versiones del documento o dificultades para encontrar el propio documento cuando ha pasado el tiempo y no lo tenemos bien localizado.

¿Qué más se debe tener en cuenta?

Es recomendable que se tengan claros los procesos en los cuales los documentos siguen un flujo de aprobación, comentarios o cualquier otra acción relevante, que implique una actualización de datos. Un ejemplo de esto sería el proceso que se lleva a cabo cuando se genera una orden de compra y la misma debe ser aprobada por una o varias personas antes de finalmente ser emitida al proveedor correspondiente.

Otros puntos a tener en cuenta que podremos resolver con software de gestión de documentos:

• El cumplimiento de las regulaciones.
• La eliminación de documentos según un programa de retención.
• La capacidad de eliminar el almacenamiento de papel al escanear y digitalizar documentos.
• El acceso a documentos por trabajadores remotos.
• La seguridad aplicada a los ficheros de documentos.

Una vez que se tenga esta información a la mano, ya se cuenta con lo necesario para comenzar a buscar una solución que apoye a la empresa en resolver problemas de gestión de documentos. Se debe establecer una organización basada en la necesidad de cada departamento, y priorizar los problemas que representan un mayor retorno de inversión para la organización o las ventajas que se obtendrán al invertir en soluciones que apoyen la gestión de documentos.

En Athento queremos compartirte una de nuestras plantillas de recogida de requisitos de un proyecto de gestión documental para que te sea más fácil acometer tu proyecto de gestión documental.

Si te encuentras en la construcción de un RFP de Gestión documental, te recomendamos consultes el artículo: Cómo hacer un buen RFP de Gestión Documental