El objetivo de la captura de documentos ya no se limita a la reducción de papel en las empresas, ahora el objetivo es aprovechar los beneficios de tener información digital que permita una mejor toma de decisiones.
En palabras simples, podemos definir la captura de documentos como la acción de escanear documentos físicos (en papel) para generar sus versiones digitales equivalentes y almacenarlas en formatos comunes como PDF, JPG, BMP, TIFF, etc., en un sistema informático.
Este proceso de captura de imágenes puede parecer simple, pero ha sufrido una gran evolución en los últimos años. En este artículo, describimos 3 maneras en las cuales la captura de documentos ha pasado de ser un simple procedimiento de eliminación del papel a un proceso que ofrece mayores beneficios a las empresas.
1. Cambios en procedimientos de back end
Para la mayoría de las organizaciones, los procedimientos de back end se encuentran desorganizados, especialmente aquellos que tienen que ver con áreas financieras, como Contabilidad o Administración, por ejemplo. Según una encuesta sin publicar de la AIIM en los departamentos financieros la mayoría de los documentos se trabajan en sus versiones en papel.
De estos documentos dentro del departamento financiero, se trabajan en papel por porcentajes:
- Cuentas por Cobrar: 38%
- Proceso de cierre financiero: 40%
- Cuentas por pagar: 39%
- Adquisiciones y compras: 32%
- Gestión de proveedores: 32%
Esto no es algo nuevo, sin embargo, organizaciones de todos los tamaños están tomando medidas al respecto, usando Software de Gestión Documental para apoyar en el proceso de digitalización y gestión electrónica de la documentación. Esto permite que los documentos sean accedidos de forma rápida, en línea y con permisos de acceso bien definidos.
2. De la Digitación a la Digitalización
Es importante que las empresas reconozcan las diferencias entre Digitación y Digitalización. La primera se refiere a la conversión de datos analógicos (imágenes, texto, etc.) en su equivalente digital. Mientras que la Digitalización engloba un concepto más amplio ya que no solo comprende la conversión de datos analógicos a digitales, sino que también persigue poder aprovechar los datos escaneados con el fin de analizarlos, procesarlos y sacarles el mayor provecho posible.
El objetivo de una verdadera transformación digital no se trata solo de reducir espacio físico al eliminar documentos en papel, sino más bien en poder analizar los datos digitalizados para tomar decisiones en beneficio de la organización. Es así como lo están entendiendo la mayoría de las empresas en la actualidad.
3.Explotación de la Información
Las organizaciones han comprendido que la captura de documentos es el primer paso para alcanzar una verdadera transformación digital, no sólo la reducción del uso del papel. Existe una firme convicción de que en los próximos años los negocios que operan a la “velocidad de papel” estarán en desventaja con respecto a aquellos que han decidido optar por la tecnología.
Las empresas que ya operan en digital, se están encontrando frente a un escenario tecnológico idóneo. Tecnologías como el BigData y otras similares que permiten el manejo de datos ingentes, les brindan la posibilidad de extraer verdadera información de los documentos y no sólo datos aislados. Las empresas pueden extraer datos de los documentos en sus procesos de captura y enviarlos a otras plataformas para su análisis. Mediante la aplicación de estas nuevas tecnologías puede por ejemplo detectar cuellos de botella en sus procesos, fraude y otros elementos que les generan costes.
Athento
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