Cada uno de tus documentos tiene un valor cuantificable. En dinero, sí. Muchas organizaciones se preguntan cómo medir el valor de sus documentos. En este artículo presentamos algunos puntos a tener en cuenta para encontrar el verdadero valor de los documentos de una organización.
Muchas veces tendemos a pensar que los documentos son simplemente piezas de papel o ficheros digitales que guardan algún tipo de información. Pero la realidad es que tienen un valor específico.
¿Cómo identificar el valor de los documentos?
No es fácil dar el valor justo a los documentos. Sin embargo, se puede identificar el valor aproximado de los mismos al evaluar los aspectos como:
- Costes para reproducir el documento
- Multas asociadas a regulaciones o leyes
- Responsabilidad por documentos extraviados
- Exposición en el mercado a partir de la divulgación de documentos
Incluso, si vuestro negocio son los seguros, el valor de un documento podría ser por ejemplo, el de pagar o no un siniestro.
Los documentos son pruebas y, de ahí, que se puedan traducir en valores específicos.
El valor de algunos documentos puede resultar obvio de acuerdo con su naturaleza. Por ejemplo, un documento de marketing, cuyo fin es ser presentado al público, requiere de menos controles de acceso que un documento de ingeniería asociado al diseño de un producto innovador que aún no ha salido al mercado.
En otros casos, es posible que se necesite profundizar más en los documentos. Por ejemplo, en una colección de contratos, puede haber algunos de alto valor que necesiten controles especiales.
¿Qué tiene que ver que un documento sea físico o digital con el valor de los documentos?
El hecho de tratarse de un documento físico o un documento digital también influye en el valor de los documentos. Por ejemplo, un documento físico es más difícil de reproducir. Algunos son realmente muy importantes, y en algunos casos exclusivos, y, por tanto, susceptibles de perderse de forma definitiva.
He oído de casos en los que una compra de una empresa no ha podido llevarse a cabo en la fecha prevista porque se habían extraviado las escrituras de constitución de una de las sociedades, cuando habían volado todos los firmantes a un punto geográfico específico para poder firmar el negocio. Por más ridículo que el ejemplo parezca, pasa en la vida real.
Los documentos electrónicos, por el contrario, son mucho más fáciles de reproducir. Esto ocasiona que se reduzca el riesgo de su pérdida, especialmente con el respaldo adecuado (aunque, desde luego, no están exentos de ser eliminados de forma accidental o intencional).
Los documentos físicos pueden protegerse aplicando controles físicos. Sin embargo, los documentos digitales representan un desafío para la seguridad; con un simple incidente, pueden exponerse miles o millones de datos. En conclusión, los controles para proteger estos documentos se vuelven críticos.
Por ello, las organizaciones deben mantener un equilibrio en los controles de acceso a los documentos en función del valor que este representa, sin importar si se trata de un documento físico o digital. Al final todo pasa por determinar adecuadamente el valor que tiene cada documento para la organización, considerando las consecuencias negativas que pudiera traer el hecho de que un documento determinado resultara alterado, extraviado o desactualizado.
¿Infonomía? ¿Cómo puede contribuir a identificar el valor de los documentos?
En la actualidad, se utiliza el concepto de economía de la información o “infonomía” para hablar de la disciplina que gestiona la información de la misma manera que cualquier otro activo tradicional de las organizaciones (físico, humano, financiero, o de capital).
De esta forma, es posible cuantificar y aprovechar el valor comercial de todo el conjunto de activos de datos que posee la organización. La relación que hay entre este proceso y los documentos es obvia: la especialización en la gestión de la información nos ayuda a conocer el valor concreto de un documento a partir de los datos recogidos en él.
En Athento entendemos el valor de los documentos en las organizaciones, por eso ponemos a la disposición de las empresas la versión demo de nuestro potente gestor documental. Puedes probarlo durante 30 días.
