Las organizaciones deben prepararse para asumir nuevos desafíos en el manejo de la información, aprovechando las bondades de los sistemas actuales y en conjunto con las nuevas tecnologías de Gestión de la Información.
CMIS En la actualidad, las organizaciones se enfrentan a importantes desafíos en lo que respecta a la interacción de personas, procesos y tecnología con la gestión de la información. Algunos de estos retos son:
- ¿Cómo adaptar los sistemas de información actuales a la nueva ola de datos masivos?
- ¿Cómo entender y aprovechar los beneficios de los sistemas actuales para resolver problemas de próxima generación?
- ¿Cómo evolucionar de forma estratégica de los sistemas de contenidos heredados a otros más modernos sin interrumpir la operatividad de la organización?
- ¿Cómo ofrecer a nuestros empleados y socios de negocio la información y las herramientas necesarias para complacer a sus clientes?
Uno de los problemas más comunes que afrontan las organizaciones en la construcción de una estrategia de información coherente es la existencia de múltiples repositorios de contenido.
Según datos recopilados por AIIM, el 52% de las organizaciones tienen más de tres ECM (Enterprise Content Management), DM (Document Management) o RM (Records Management), mientras que el 22% tienen al menos cinco sistemas de este tipo.
La llegada de una nueva generación de sistemas de contenido basados en la nube, así como la intención de racionalizar el número de sistemas de contenido, están obligando a las organizaciones a pensar seriamente en estrategias que les permitan actualizar su infraestructura de contenido.
En este sentido, resulta imprescindible que las organizaciones puedan unificar el acceso al contenido y a la información en general. De lo contrario, se mantendrán la existencia de repositorios múltiples, la dificultad para encontrar la información deseada y la inconsistencia en la integridad de los datos de la empresa.
Podemos mirar hacia los desafíos asociados al desarrollo de una estrategia moderna de Gestión de la Información desde tres puntos distintos:
Interoperabilidad
La mayoría de las organizaciones se enfrentan al desafío de hacer que la información se encuentre disponible y sea comprensible desde una amplia variedad de departamentos y unidades.
Para que esto sea posible, es necesario que exista una capa de consolidación y abstracción, donde los sistemas empresariales con múltiples repositorios puedan interactuar de forma armónica, con el objetivo de ofrecer un acceso contextual y curado a la información.
En este sentido, CMIS ha sido un gran avance. Este estándar ha permitido que los sistemas ECM se comuniquen entre sí. Aunque la implementación CMIS no siempre nos brinda toda la potencia necesaria, siempre existe la posibilidad de una integración vía servicios web (APIs).
Por otro lado, también hay que considerar las opciones de agregación de repositorios mediante herramientas que permitan aunar o centralizar las búsquedas de contenido. Para que ello sea posible, sin embargo, normalmente ha de realizarse un esfuerzo de estandarización.
En cualquier caso, es necesario definir una estrategia que permita al mismo tiempo aprovechar los beneficios de los ECM existentes e invertir en nuevas iniciativas enfocadas hacia el cliente, es decir, identificar qué se puede conservar de los ECM actuales para que puedan interactuar con sistemas y plataformas más modernos.
Experiencia del Usuario
En una encuesta realizada por AIIM se determinó que el desafío principal al implementar un ECM es la usabilidad, pues, según el 60% de los encuestados, representa un problema.
En el caso de la encuesta, la mayoría de sistemas ECM se implementaron para solucionar bloqueos concretos causados por una intensa carga documental y voluminosos procesos, y los usuarios eran un grupo reducido de especialistas. En ese contexto, suponía una opción útil que cubría lo necesario. Sin embargo, con el paso del tiempo, fue aumentando el número de usuarios en los sistemas de gestión documental, y se hizo evidente que muchos de estos sistemas presentaban puntos débiles en lo referente a ese aspecto, la usabilidad.
Para mejorar la experiencia del usuario, es importante que las organizaciones entiendan que la usabilidad no es algo abstracto, sino que sucede en un contexto de procesos y flujos de trabajo específicos.
Otra recomendación es siempre incluir desde el momento 0 a los usuarios finales en el proceso de diseño de la solución.
Información antes que documentos o datos aislados
En el pasado hemos observado la gestión de datos y la gestión de contenidos de forma independiente. Sin embargo, en la actualidad, los datos y el contenido se acercan cada vez más, hasta el punto de unificarse en la gestión de la información.
Muchas organizaciones están dándose cuenta de que la Transformación Digital no es un proceso que deba ocurrir de manera repentina, sino que ha de avanzar progresivamente.
Si bien existen procesos de gran envergadura, con millones de documentos y procedimientos, la realidad es que los procesos cotidianos tampoco se quedan atrás en el volumen de información que manejan, por lo tanto, la automatización de estos procesos del día a día debe verse como una condición crítica para la transformación digital en los negocios.
Para poder sacar provecho de estos procesos, los propietarios de los mismos deben tener acceso a la información y los datos que actualmente se mantienen cautivos en los sistemas heredados. Así mismo, deben entender que los nuevos desafíos del negocio, basados en la agilidad, movilidad y experiencia del cliente requieren de tecnologías de gestión de la información más eficientes, por lo cual es imprescindible evolucionar en esta dirección.
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