La gestión de contenido empresarial ha evolucionado considerablemente en los últimos años. Aquí destacamos los aspectos más importantes de esta evolución.
En la última década, la gestión documental y el ECM han evolucionado al mismo ritmo que la tecnología y los procedimientos a nivel mundial. Las necesidades propias de cada organización han contribuido a que la gestión de contenidos empresariales sea un asunto que concierne a toda la empresa. De esta manera, la información es considerada un valioso activo (y debe ser tratada como tal).
A continuación, destacamos los principales cambios que ha experimentado la gestión documental en los últimos 10 años:
La nube
La nube es una realidad; así lo han entendido la mayoría de las organizaciones y, por supuesto, los fabricantes de sistemas de ECM. Estos últimos han desarrollado eficaces soluciones aprovechando todas las ventajas que ofrece esta tecnología.
Según un estudio realizado por MarketsandMarkets, se espera que el tamaño del mercado de la nube ECM crezca de USD 9.77 mil millones en 2017 a USD 34.42 mil millones para el 2022, con una Tasa de Crecimiento Anual Compuesto (en inglés CAGR) del 28.6%.
El almacenamiento de la información ha dejado de ser una tarea exclusiva de las instalaciones locales de las organizaciones. En la actualidad, existen plataformas basadas en la nube que permiten acceder a la información prácticamente desde cualquier sitio.
También existen implementaciones híbridas en las que la responsabilidad de almacenar la información se comparte entre ambientes locales y ambientes en la nube.
Proyectos de gestión documental liderados por negocio, no por IT
En el pasado, los especialistas de IT eran los encargados de definir las necesidades del Sistema de Gestión Documental. Hoy en día, son los usuarios finales los que llevan a cabo esta tarea, basándose en sus propias necesidades.
Así mismo, son ellos los que lideran los proyectos. En los proyectos mejor planteados, incluso existen usuarios finales del software implicados desde el momento 0, ayudando en el levantamiento de requisitos y en las pruebas UAT.
Este cambio, asegura que el software se adapte mejor a las necesidades reales de los usuarios que van a trabajar con la herramienta.
Usabilidad y movilidad
Con el transcurso de los años, que la información sea accesible mediante cualquier dispositivo y desde cualquier lugar ha adquirido crucial relevancia. Esto contrasta con las estrategias del pasado, en las que la movilidad de los datos era prácticamente la última opción a la que se recurría.
El trabajo deslocalizado, la cantidad de dispositivos y aplicaciones móviles, así como la amplia adopción de internet, han sido los impulsores de esta tendencia.
Por otro lado, los desarrolladores de software son cada vez más cuidadosos con el diseño de interfaces de usuario. Si el software no es fácil de usar, habrá una menor adopción de las herramientas.
Seguridad
En materia de seguridad, la tendencia ha llevado a dejar de pensar tanto en la seguridad perimetral para centrarse principalmente en la seguridad individual de la información a través de controles de acceso a carpetas y archivos, utilización de grupos de usuarios y roles. La seguridad perimetral es aquella que se aplica a nivel de la Infraestructura TI con el fin de que ningún intruso pueda vulnerarla, por ejemplo: firewalls,DMZ, etc.
Este cambio, demuestra un entendimiento diferente del valor de la información para los responsables de la tecnología y gestión documental. Estamos hablando de proteger la información no sólo de agentes externos, sino también al interior de las organizaciones.
Análisis de datos
Los documentos y contenidos han pasado de tener valor sólo como activos digitales en sí mismos. La línea divisoria entre los conceptos de Datos y Contenido ha ido desapareciendo progresivamente. Los sistemas de ECM actuales permiten describir los contenidos mediante metadatos, así como tener estructuras taxonómicas para producir y almacenar contenido apto para el procesamiento o la automatización.
Hace algunos años, los archivos eran identificados y organizados a través de criterios manuales vía carpetas (como por ejemplo, el departamento generador de la información). Hoy en día, con el apoyo de los sistemas de Gestión Documental o ECM, se aprovecha el uso de metadatos para clasificar cada archivo como un activo independiente. Algunos de estos metadatos son extraídos de forma automática, provienen de otros sistemas, o se pueden completar de forma manual.
La posibilidad de vincular datos con contenidos, abrió así mismo las puertas para que podamos explotar la información contenida en documentos y activos digitales: búsquedas, informes, control de procesos, etc.
Otro elemento vital para el avance del ECM en este sentido, ha sido la aparición de Big Data. Con el aumento en la cantidad de datos, se requerían tecnologías capaces de procesar grandes cantidades de estos, de modo que fuera posible extraer verdadera información.
El análisis de contenido se ha establecido finalmente como una técnica importante para el descubrimiento de tendencias e indicadores que permitan tomar decisiones acertadas para las organizaciones.
¿Desarrollos o configuración?
Anteriormente, los esfuerzos se centraban en desarrollos alrededor del Sistema de Gestión Documental (basados en las necesidades de los usuarios). Las plataformas ECM eran robustas y con muchas posibilidades, pero adaptarlas a las necesidades de los usuarios requería la intervención de programadores o equipos técnicos. Esto significaba así mismo, mayores costes de proyecto y tener que esperar más tiempo para tener un sistema de gestión documental funcional.
Hoy en día, los usuarios de negocio piden más autonomía: el usuario espera poder configurar sus casos de uso, sin tener que recurrir a desarrollos adicionales.
Esta es una etapa que aún no alcanza su máxima expresión en el mercado del ECM. Posiblemente, porque hacer configurables los sistemas tradicionales de gestión documental es un reto tecnológico dado las limitaciones a nivel de diseño o a nivel de las propias tecnologías como JAVA, que aunque son muy robustas, carecen de la flexibilidad y rapidez de las tecnologías nativas web.
Sin embargo, este es una camino que se está empezando a caminar, y que se espera que no tenga vuelta atrás.
Tamaño de la organización
La Gestión Documental ha dejado de ser un asunto exclusivo de grandes organizaciones. A día de hoy, empresas de cualquier tamaño se introducen con éxito en el campo del ECM. Es posible tener gestión documental por menos de 100 USD al mes. Este es un coste asumible para casi cualquier organización. La nube ha abierto estas posibilidades a las empresas, que pueden pagar de acuerdo a sus necesidades y no un coste de licencia fijo, usualmente, muy elevado.
Conclusión
Como hemos podido observar, la Gestión dDocumental es un campo en constante cambio. Por eso, es de suma importancia contar con una solución que sea fácilmente adaptable, que evolucione rápido y que permita el crecimiento de las organizaciones paralelamente con la evolución de las tendencias y adelantos tecnológicos.
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