3 Retos para modernizar tu ECM

La organizaciones necesitan desarrollar una nueva estrategia de gestión de la información alrededor de tres grandes desafíos. En este post te contamos cuáles son. Si quieres modernizar tu sistema ECM, quédate y lee.

A finales de la década de 1990, la Gestión de Contenido Empresarial o Enterprise Content Management (ECM) se convirtió en una tecnología de gran importancia para aquellos usuarios que deseaban automatizar procesos de gran valor y con una intensiva carga documental, por ejemplo, en sectores como la banca, seguros e industria farmacéutica.

Posteriormente, las organizaciones aplicaron plataformas ECM en la resolución de desafíos de automatización administrativa, en unidades de finanzas, recursos humanos y asuntos legales, creando lo que parecía una convergencia corporativa en torno a una única plataforma de ECM. Sin embargo, la realidad resultó ser muy distinta. Según una encuesta realizada por AIIM y Forrester, el 70% de las organizaciones utiliza dos o más soluciones de ECM de manera simultánea, y el 29% de las empresas tiene al menos cuatro soluciones de ECM. Esto ha hecho que sea prácticamente imposible contar con un único repositorio de datos.

Las nuevas y modernas soluciones basadas en la nube no pueden simplemente apartar de un golpe lo que las organizaciones tienen y utilizan actualmente; por lo tanto, en el momento de decidir migrar hacia la nube, también se debe decidir qué hacer con respecto al gran volumen de documentos contenido en los sistemas heredados existentes.

¿Cómo modernizar tu ECM?

Las organizaciones necesitan desarrollar una nueva estrategia de gestión de la información alrededor de tres desafíos:

1. Interoperabilidad

Impulsadas por la continua transformación que sufre el mundo tecnológico, las organizaciones se ven tentadas a realizar cambios globales en sus plataformas. Esto equivaldría a cambiar la instalación eléctrica de una casa sin apagar los electrodomésticos. La recomendación es pues, tener una planificación adecuada y abordar por fases proyectos de implicaciones globales.

La mayoría de las empresas necesitan que la información se encuentre siempre disponible y sea comprensible para los usuarios. Por ello, es recomendable que, ante la existencia de múltiples repositorios de datos, exista una capa de abstracción en la cual interactúen los distintos orígenes de datos, y que permita obtener acceso contextual y curado a la información.

La incapacidad de comunicación eficiente entre sistemas heredados y nuevas aplicaciones, puede provocar disminución de la productividad, pérdida de información y finalmente pérdidas económicas considerables. Imaginemos el problema en el que se vería envuelta una empresa que maneje petabytes de información almacenada, para encontrar la información correcta de sus clientes al ejecutar procedimientos con ANSs bastante estrictas. Si no se cuenta con una capa de abstracción en la que los sistemas puedan interactuar de manera armónica, y que se obtenga una federación de contenido, se hace complejo conseguir resultados aceptables en lo que a tiempo se refiere, y como todos sabemos, el tiempo es dinero.

De igual manera, este lugar común donde se almacena la información acelera tareas de cumplimiento y supervisión en procesos de auditoría y de regulaciones (a los que toda organización se encuentra sujeta), además de generar una importante reducción en los costes asociados a almacenamiento.

2. Experiencia de usuario

Una encuesta realizada por AIIM reveló que el 60% de los encuestados piensa que el principal desafío en las implementaciones de ECM es la usabilidad. Esto no resulta un dato sorprendente si se tiene en cuenta que, en los proyectos de implementación de ECM, la mayoría de las pruebas son realizadas por un grupo reducido de usuarios, que luego serían los encargados de distribuir la información correspondiente al resto de los usuarios. Este procedimiento fue útil en algún momento, pero a medida que los sistemas ECM fueron creciendo y haciéndose más complejos, los vacíos en la transferencia de información se hacen evidentes, provocando importantes problemas de usabilidad.

Así mismo, la industria del software debe reconocer la necesidad de modernizar sus interfaces de usuario y permitir al usuario un uso más natural de sus plataformas.

En cuanto a las empresas que emprenden el reto de modernizar su ECM, deben comprender que el término «usabilidad» no es un resumen sobre «cómo usar» un sistema, sino que ocurre en el contexto de flujos de trabajo y procesos específicos. Simplificar la experiencia del usuario puede provocar aumentos significativos tanto en la productividad como así como un continuo ahorro de costes / maximización de beneficios.

3. Prepararse para el futuro

En la actualidad, la diferencia entre datos y contenido está desapareciendo; esto se debe a que los problemas centrados en el cliente requieren competencias y tecnologías tanto en la gestión de datos como en la gestión de contenidos para su correspondiente resolución.

En el futuro cercano no todos tendrán que ser expertos en análisis de datos, pero muchos usuarios deberán ser emprendedores de la información. A medida que el mundo de los datos se combina con el mundo del contenido, las organizaciones comienzan a notar que la materia prima necesaria para capitalizar oportunidades basadas en nuevas tecnologías de análisis se encuentra cautiva en sistemas ECM heredados.

Muchas organizaciones desean capitalizar oportunidades de Transformación Digital, pero necesitan una forma de estandarizar la búsqueda, manejo y organización de toda esta información dispersa en sistemas ECM heredados.

Además, es necesario tener en cuenta que la Transformación Digital no ocurre a través de un «Big Bang»; la mayoría de las veces se trata de un procedimiento progresivo, que va implementándose a través de fases, dependiendo de los procesos puntuales de las organizaciones. En cada una de estas fases es imprescindible que los propietarios de procesos individuales tengan acceso a la información que se mantiene cautiva en sistemas heredados.

Una estrategia eficiente de federación de contenido permitirá abordar de manera inteligente la información proveniente de distintos repositorios. Asimismo, permitirá el hallazgo y corrección de los problemas en el contenido existente con el objetivo de posicionar a la compañía hacia un futuro que incluya inteligencia contextual y cómputo cognitivo, automatizando múltiples flujos de trabajo de procesos pequeños (que muchas veces, resultan ser los más críticos para el compromiso y satisfacción del cliente).

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